¿Qué costes deben tenerse en cuenta al desmantelar un sistema SAP?
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Experto en sistemas heredados
y Director General de AvenDATA
y Director General de AvenDATA
Introducción: la desconexión de sistemas SAP no es un mero proyecto tecnológico
Apagar un sistema SAP va mucho más allá de la simple desconexión de una plataforma técnica. Las empresas suelen subestimar los costes reales porque se centran exclusivamente en la infraestructura y las licencias. Sin embargo, en la práctica estamos ante un complejo proyecto de transformación y cumplimiento normativo, con profundas implicaciones legales, técnicas y organizativas ante entidades como la Agencia Tributaria. Quien planifica la retirada de su sistema SAP desde una perspectiva integral evita costes adicionales futuros, riesgos durante las auditorías y dependencias operativas. Por el contrario, quien subestima este proceso acaba pagando el doble.
Análisis y gestión del proyecto: los costes iniciales subestimados
Al principio surgen costes de análisis, planificación y dirección del proyecto. Esto incluye el inventario de sistemas, la clasificación técnica de los datos, la definición del escenario de desconexión y la coordinación con los departamentos de negocio, auditoría interna, protección de datos y ciberseguridad. Resulta especialmente compleja la identificación de los datos sujetos a retención legal según el Código de Comercio, las normativas de la Agencia Tributaria y el RGPD. Este esfuerzo es absolutamente necesario y, sin embargo, a menudo no se presupuesta, a pesar de ser la base para una desconexión de sistemas SAP con total seguridad jurídica. Precisamente aquí es donde AvenDATA le permite ahorrar un esfuerzo considerable. Gracias a nuestra amplia experiencia en cientos de proyectos de desconexión de sistemas SAP, conocemos a la perfección los objetos de datos relevantes, los plazos legales de conservación y los escenarios de acceso. De este modo, se eliminan los costosos análisis preliminares, se reducen los riesgos y la retirada del sistema se ejecuta de forma más rápida, segura y predecible.
Ejecución técnica y archivado: la partida de costes más elevada
El factor de coste central reside en la ejecución técnica. Esto abarca la extracción de datos, la validación, la estructuración, el archivado y la creación de un entorno de consulta inmutable. A esto hay que sumar las pruebas, los procesos de aceptación por parte del negocio y la documentación completa del proyecto para los auditores externos y las autoridades supervisoras. Un aspecto clave es que apagar un entorno SAP sin contar con una solución de archivado y consulta independiente supone un enorme riesgo legal. Las empresas deben conservar la capacidad de responder a cualquier requerimiento fiscal o mercantil de la Agencia Tributaria, incluso muchos años después de haber desconectado la plataforma original.
Operación, riesgos y potencial de ahorro: los costes tras la desconexión definitiva
Incluso después de apagar el sistema, se siguen generando gastos recurrentes, como la gestión de la plataforma de archivado, el mantenimiento, el soporte y el acompañamiento durante las auditorías de la Agencia Tributaria. No obstante, al mismo tiempo surgen enormes oportunidades de ahorro. La eliminación de las licencias SAP, los gastos de bases de datos e infraestructura, el personal operativo y los riesgos de seguridad derivados de sistemas obsoletos repercute de forma inmediata y positiva en la estructura de costes. Por este motivo, un cálculo realista para la desconexión de entornos SAP no se limita a evaluar la inversión inicial del proyecto, sino que la compara con los ahorros a largo plazo, obteniendo con frecuencia un retorno de la inversión sumamente rápido. De hecho, con AvenDATA el ROI se alcanza en mucho menos de un año.
En resumen, el presupuesto para apagar un sistema SAP engloba la fase de análisis, la ejecución técnica, la cobertura legal y la operativa a largo plazo. Quien confía en proveedores con experiencia contrastada y metodologías estandarizadas logra minimizar los riesgos y convierte lo que a priori parece un mero gasto en una decisión de negocio plenamente rentable y sostenible.