Archivado de sistemas ERP: proteja sus datos,
conserve informes y garantice el cumplimiento normativo con AvenDATA
Desde SAP, Oracle, Microsoft Dynamics e Infor hasta soluciones propias desarrolladas a medida: con nuestro servicio de archivado de ERP garantizamos la seguridad de la información procedente de sistemas ERP de cualquier tipo, generación o sector, abarcando desde la contabilidad y los recursos humanos hasta la gestión integral de la producción.
El desafío
Los datos históricos en sistemas ERP heredados son vitales, pero su acceso es cada vez más difícil.
En el contexto de migraciones tecnológicas, transiciones a nuevos sistemas como SAP S/4HANA o la reestructuración de infraestructuras ERP obsoletas, las empresas se enfrentan regularmente a un reto crítico.
Los sistemas ERP antiguos (a menudo aplicaciones desarrolladas durante años con estructuras de datos complejas y personalizadas) siguen albergando información relevante para fines fiscales, legales o de gestión empresarial.
Sin embargo, mantener estos sistemas es costoso, el software carece de soporte, las licencias caducan y el conocimiento técnico interno se desvanece.
El acceso a datos importantes se vuelve complejo o imposible, a pesar de que la normativa exige que esta información permanezca disponible, analizable y conservada a prueba de auditorías.
Aquí es donde AvenDATA interviene con su solución integral de archivado ERP.
Archivado ERP: Una solución probada con más
de 17 años de experiencia en proyectos
AvenDATA ha investigado, desarrollado y perfeccionado continuamente su solución de archivado ERP durante más de 17 años, validándola en la práctica a través de miles de procesos de desmantelamiento de sistemas.
Gracias a este enfoque consolidado, hemos logrado responder de manera fiable y trazable a todas las consultas técnicas, auditorías y requerimientos jurídicos que han surgido a lo largo de los años.
El software empleado para este fin, ViewBox, se ha consolidado como un sistema de investigación de alta fiabilidad, funcionando con solvencia tanto en la práctica de auditoría diaria como en el acceso corporativo a nivel global.
El hecho de que ViewBox sea utilizado hoy en más del 50 % de las empresas del DAX es una prueba clara de su estabilidad, flexibilidad y utilidad práctica al más alto nivel.
Desde Europa hasta Asia, pasando por Norteamérica: ViewBox es una solución implementada desde hace mucho tiempo en todo el mundo.
Sus análisis siguen vivos como informes consultables
en ViewBox
No solo migramos la totalidad de los datos de su sistema ERP, sino que también garantizamos que pueda realizar un seguimiento y aprovechar esta información de forma permanente en nuestro software ViewBox.
Esto incluye:
- La recreación de informes relevantes y análisis de gestión empresarial.
- La implementación de informes individuales y personalizados, incluyendo programas y listas desarrollados internamente.
- El archivado de todos los documentos relevantes necesarios para la trazabilidad de los informes, como facturas, pedidos o asientos contables.
Antes de comenzar el proyecto, acordamos conjuntamente qué informes y análisis serán necesarios en el futuro para fines fiscales, de gestión o requisitos legales. En este proceso, se beneficiará de nuestros años de experiencia en numerosos proyectos de archivado para una amplia variedad de sistemas ERP, sectores y áreas funcionales.
En ViewBox, puede investigar, analizar y evaluar estos informes incluso años después del desmantelamiento, con total independencia del sistema ERP original.
Ya sea para auditorías, consultas internas o aclaraciones legales: tiene acceso en cualquier momento a informes estructurados y filtrables, sin costos de licencia ni necesidad de acceder al sistema original.
Ejecución de proyectos rápida y gran beneficio económico (ROI medible)
incluso en sistemas ERP complejos
El desmantelamiento de un sistema ERP suele durar entre 1 y 6 meses, dependiendo de la complejidad del sistema y del volumen de datos. Gracias a nuestro método de trabajo claramente estructurado y estandarizado, podemos archivar de forma eficiente y segura incluso sistemas de gran envergadura.
Hemos transferido con éxito a nuestra solución de archivado aplicaciones ERP con volúmenes de datos de varios terabytes, incluyendo informes, programas personalizados y documentación completa.
Gracias a nuestra metodología de proyecto consolidada, nuestros clientes se benefician de ahorros significativos en poco tiempo, especialmente en lo que respecta a los costos de licencia de software antiguo, bases de datos y sistemas operativos, así como en mantenimiento, infraestructura y esfuerzo interno.
En la gran mayoría de nuestros proyectos, el retorno de la inversión (ROI) se alcanza en menos de un año gracias a los ahorros medibles en licencias, infraestructura y recursos internos.
Análisis de sistemas
ERP
El primer paso de cualquier proyecto de desmantelamiento de sistemas ERP es un análisis detallado de su sistema actual. Este análisis constituye la base para realizar una estimación precisa de la duración y los costos del proyecto dentro del marco del archivado ERP.
En este proceso, evaluamos tanto los aspectos técnicos como los de gestión empresarial, incluyendo, entre otros:
- Las posibilidades de acceso al sistema ERP existente.
- El tipo, la estructura y el tamaño de la base de datos (por ejemplo, Oracle, MS SQL, DB2, SAP HANA o sistemas propietarios).
- El alcance y la relevancia de los informes y aplicaciones existentes.
- Las particularidades individuales, como programas desarrollados internamente, interfaces o módulos adicionales
Resumimos los resultados en una oferta vinculante de precio fijo, lo que le ofrece la máxima seguridad en la planificación y la toma de decisiones.
Ejecución del proyecto de
archivado para sistemas ERP
Una vez concluido el análisis del sistema, comienza el proyecto en sí de forma estructurada, eficiente y con hitos claramente definidos.
Durante una reunión inicial conjunta, aclaramos con su equipo todas las condiciones organizativas y técnicas. A partir de ese momento, asumimos la mayor parte de las tareas por usted:
- Configuración del acceso al sistema.
- Exportación y migración de los datos relevantes.
- Recreación de informes clave y análisis personalizados.
- Documentación de todos los pasos para garantizar un proceso a prueba de auditorías.
Nuestros experimentados directores de proyecto lo acompañan durante todo el proceso y garantizan un desarrollo fluido con una inversión mínima de recursos por su parte.
Al finalizar el proyecto, llevamos a cabo fases conjuntas y estructuradas de pruebas y aceptación para asegurar que todos los datos se han archivado de forma completa, correcta y totalmente trazable.
Resultados del proceso
de archivado
Al concluir el proyecto, todas las tablas, documentos e informes relevantes de su sistema ERP quedan integrados en nuestra solución de software propia, ViewBox.
ViewBox es una plataforma de consulta basada en la web que le garantiza a usted y a los usuarios autorizados un acceso rápido, seguro y totalmente trazable a la información histórica, incluso años después de haber apagado el sistema.
Un valor añadido fundamental: reconstruimos todos los informes estándar y personalizados más importantes. De esta manera, puede seguir realizando evaluaciones técnicas, fiscales o jurídicas sin el menor inconveniente y sin requerir acceso al antiguo entorno ERP.
Tras la correcta implementación y validación de ViewBox, el sistema ERP original puede ser desmantelado y apagado por completo.
Como cierre del proyecto, le entregamos una documentación exhaustiva del procedimiento que detalla de forma clara cada paso ejecutado, prestando especial atención a los siguientes aspectos:
- El método utilizado para la migración de datos.
- La estructura organizativa del contenido archivado.
- Las fases de prueba y validación completadas.
Asimismo, registramos cada paso individual del proceso de archivado, desde la extracción inicial de los datos hasta la validación final y el eventual borrado del sistema de origen. Este registro se realiza a prueba de auditorías dentro de nuestro sistema de tickets Jira. Gracias a ello, cualquier tercero o inspector normativo puede comprobar en todo momento, y con total transparencia, cómo se ejecutó exactamente el archivado.
Software y sistema de consulta ViewBox:
aproveche inteligentemente sus datos ERP archivados
Con ViewBox, AvenDATA ofrece un potente sistema de lectura y búsqueda diseñado de manera específica para acceder a la información procedente de sistemas ERP que han sido desmantelados.
Mediante una interfaz web muy intuitiva, ViewBox facilita la localización rápida, el análisis estructurado y la distribución precisa de toda la información archivada, prescindiendo por completo del acceso al ecosistema ERP original.
ViewBox se encarga de garantizar que sus datos:
- Permanezcan totalmente comprensibles y utilizables incluso años después del apagado tecnológico.
- Se puedan consultar en cualquier momento con total validez ante auditorías.
- Estén perfectamente estructurados y listos para cualquier proceso de revisión interno o externo.
Una característica especialmente destacada es que ViewBox integra un borrado automatizado de datos. Tomando como base los plazos de retención previamente definidos, la información histórica puede eliminarse de manera automatizada y completamente trazable una vez que expiran las obligaciones legales o las directrices internas corporativas.
Esta aplicación se apoya en una infraestructura en la nube certificada y supera constantes pruebas de seguridad y rendimiento. También puede implementarse, sin el menor inconveniente, en un entorno local si así lo exigen sus requisitos informáticos o de cumplimiento normativo individuales.
¿Listo para dar el
siguiente paso?
En una consulta especializada de una hora, analizaremos en detalle su sistema ERP, sin importar si se trata de una solución estándar, una aplicación ampliada a medida o un desarrollo completamente propio.
Le mostraremos en directo cómo puede desmantelar su ecosistema tecnológico de forma eficiente y mantener sus datos accesibles para su análisis a largo plazo, incluyendo:
- Una alineación inicial sobre la estructura de la información, el proceso de migración y el estado de los informes.
- Una demostración en vivo de nuestra solución ViewBox.
- Una explicación detallada sobre cómo replicamos los informes y las evaluaciones personalizadas de su negocio.
- Una estimación sólida y fiable sobre los recursos técnicos, los plazos de ejecución y el costo total del proyecto.
Transparencia desde el primer momento:
Nuestras propuestas de proyecto se basan en presupuestos cerrados y claramente definidos, con la garantía absoluta de que no habrá renegociaciones posteriores. Para nosotros, la máxima calidad, la fiabilidad técnica y una relación calidad-precio justa son siempre el pilar fundamental.
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Consulta personal y no vinculante sobre archivado de sistemas ERP
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