Archivado de sistemas de archivos: proteja sus documentos,
conserve su información y garantice el cumplimiento normativo con AvenDATA.
Ya se trate de sistemas de archivos clásicos en unidades de red, estructuras de carpetas mixtas o repositorios documentales totalmente personalizados, nos encargamos de archivar los datos no estructurados de sistemas heredados en cualquier sector. Cubrimos todo, desde los informes operativos hasta la documentación financiera exigida por la Agencia Tributaria.
El desafío
Los archivos históricos de sus sistemas de archivos antiguos son fundamentales, pero acceder a ellos resulta cada vez más difícil.
Durante las migraciones de TI, el apagado de servidores o el desmantelamiento de estructuras de directorios obsoletas, las empresas se enfrentan habitualmente a una tarea crítica: conservar los datos importantes de forma segura y accesible.
Los sistemas de archivos suelen estar formados por jerarquías de carpetas que han crecido durante años e incluyen documentos de Excel, Word, PowerPoint o PDF. Estos archivos siguen conteniendo información relevante con fines legales y operativos, o para futuras auditorías de la Agencia Tributaria.
Sin embargo, mantener la infraestructura asociada resulta muy costoso, los formatos de archivo quedan obsoletos, las licencias de software caducan y el conocimiento interno sobre la estructura de almacenamiento original se pierde.
El acceso a documentos importantes se dificulta o incluso se vuelve imposible, aun cuando es obligatorio mantenerlos disponibles, con capacidad de búsqueda y protegidos para garantizar un estricto cumplimiento normativo.
Es precisamente aquí donde entra en juego la solución de archivado de AvenDATA, diseñada para sus sistemas de archivos heredados.
Solución de archivado de eficacia probada,
respaldada por más de 17 años de experiencia en proyectos
Durante más de 17 años, en AvenDATA hemos probado, desarrollado y optimizado continuamente el archivado de datos no estructurados de sistemas de archivos, como documentos de Excel, Word, PowerPoint o PDF, y lo hemos aplicado en la práctica en miles de proyectos de desconexión de sistemas.
Gracias a nuestra metodología estructurada y consolidada, a lo largo de los años hemos podido responder con total fiabilidad y transparencia a las consultas planteadas por auditores de la Agencia Tributaria, departamentos técnicos e instancias legales.
ViewBox, nuestra solución de software de desarrollo propio, ha demostrado ser una herramienta de alto rendimiento para la búsqueda y el análisis de datos, y garantiza siempre la inmutabilidad y el estricto cumplimiento normativo.
No solo la utilizan numerosas pymes, sino que también está implantada en más del 50 % de las corporaciones del IBEX 35 y en grandes empresas europeas. Esto demuestra claramente su gran estabilidad, flexibilidad y eficiencia operativa al más alto nivel.
Ya sea en Europa, Asia o Norteamérica, ViewBox se utiliza con éxito a escala internacional desde hace mucho tiempo.
Sus documentos cobran nueva vida como
información localizable y filtrable en ViewBox
No solo migramos todos los archivos relevantes de su antiguo sistema de archivos, sino que también garantizamos que pueda consultarlos, visualizarlos y utilizarlos de forma permanente.
Esto incluye, entre otros aspectos:
- La recreación de las estructuras de carpetas principales y la clasificación de documentos.
- La migración y representación estructurada de las lógicas de carpetas corporativas o de las nomenclaturas de archivos personalizadas.
- El archivado inmutable de todos los documentos relevantes, como facturas, presentaciones, manuales operativos, informes o contratos.
- La implementación de funciones de búsqueda y filtrado específicas para localizar el contenido rápidamente y con total independencia de su ubicación original de almacenamiento.
- La firma digital de todos los documentos para certificar su inmutabilidad, garantizando así la máxima seguridad jurídica ante inspecciones de la Agencia Tributaria, auditorías internas o posibles litigios.
Incluso antes de iniciar el proyecto, definimos con usted qué archivos y estructuras deben permanecer accesibles en el futuro con fines fiscales, como prueba legal o como referencia operativa interna.
De este modo, se beneficiará de nuestra amplia experiencia adquirida en una gran variedad de proyectos de archivado de múltiples sistemas de archivos y sectores empresariales.
Gracias a ViewBox, podrá consultar, buscar y analizar sus datos incluso años después de la desconexión tecnológica, sin necesidad de acceder al sistema de archivos original.
Ya sea para auditorías externas, consultas internas o requisitos de cumplimiento normativo, mantendrá un acceso total a sus contenidos de forma estructurada, trazable y siempre disponible.
Ejecución ágil de proyectos y gran beneficio económico (ROI medible)
incluso en sistemas de archivos de gran volumen
El archivado de sistemas de archivos antiguos suele durar entre uno y tres meses, en función del volumen de datos, la complejidad de la estructura y la variedad de formatos.
Gracias a nuestra metodología estandarizada, podemos archivar de forma eficiente, segura y trazable incluso los repositorios de archivos más voluminosos y con décadas de antigüedad.
De hecho, hemos completado con éxito proyectos con cientos de millones de archivos y varios terabytes de documentos, transferidos a nuestra solución de archivado ViewBox. Esto incluye el almacenamiento estructurado, la migración de metadatos y la documentación exhaustiva exigida por la Agencia Tributaria.
Nuestra metodología probada le permite maximizar su eficiencia operativa y obtener ahorros significativos en muy poco tiempo. Estos ahorros se reflejan especialmente en los costos de almacenamiento, las copias de seguridad, el mantenimiento de estructuras de carpetas obsoletas, las licencias de software para formatos antiguos y el soporte de TI interno.
El beneficio corporativo no solo se percibe en la reducción drástica de costos, sino también en un cumplimiento normativo óptimo, la seguridad jurídica y la disponibilidad permanente de la información crítica para su negocio.
En la gran mayoría de nuestros proyectos, el retorno de la inversión (ROI) se alcanza en menos de un año gracias a los ahorros cuantificables en licencias, infraestructura y recursos internos.
Análisis del
sistema de archivos
El primer paso en cualquier archivado de un sistema de archivos antiguo es realizar un análisis detallado de su entorno actual. Este análisis constituye la base fundamental para estimar con precisión la duración y los costos previstos del proyecto de archivado de su plataforma heredada.
Durante esta fase evaluamos minuciosamente tanto los aspectos técnicos como los operativos y de negocio, entre ellos los siguientes:
- Opciones de acceso y gestión de permisos en el sistema de archivos existente, como unidades de red o servidores de archivos.
- Tipo, estructura y volumen de los archivos almacenados, como documentos de Excel, Word, PowerPoint o PDF.
- Relevancia de ciertas áreas de carpetas y grupos de documentos, como informes de proyectos, contratos o cuentas anuales, para garantizar el cumplimiento normativo ante la Agencia Tributaria.
- Particularidades propias de su entorno, como nomenclaturas de archivos personalizadas, lógicas de almacenamiento específicas o metadatos adicionales.
- Opciones técnicas para la transferencia de datos, por ejemplo, mediante una unidad SSD física o una conexión segura SFTP.
Por último, consolidamos todos estos resultados en una oferta de precio cerrado totalmente vinculante. Esta propuesta le proporciona la máxima seguridad y claridad para la planificación y la toma de decisiones corporativas.
Ejecución del
proyecto de archivado
Tras concluir el análisis, iniciamos la fase de ejecución del proyecto de forma estructurada, eficiente y con hitos claramente definidos.
Durante nuestra reunión inicial, definimos junto con su equipo todos los requisitos técnicos y operativos. A partir de ese momento, asumimos la mayor parte del trabajo:
- Configuración del acceso al sistema de archivos mediante redes privadas virtuales (VPN), exportación segura de datos o suministro de unidades físicas.
- Exportación y migración del contenido relevante alojado en carpetas y archivos.
- Recreación estructurada de la lógica de almacenamiento original dentro de nuestro software de archivado ViewBox.
- Documentación exhaustiva de cada fase para garantizar la máxima trazabilidad y el cumplimiento normativo ante posibles auditorías de la Agencia Tributaria.
- Firma digital de todos los documentos para certificar su inmutabilidad y garantizar su validez legal.
Nuestros gerentes de proyecto expertos le acompañarán durante todo el proceso para asegurar una transición fluida que requiera el mínimo esfuerzo y recursos por su parte.
Para concluir el proyecto, realizamos de manera conjunta fases estructuradas de prueba y validación. Así nos aseguramos de que todos los contenidos se hayan archivado de forma íntegra, correcta y totalmente accesible para futuras búsquedas.
Resultados del
archivado
del sistema de archivos
Al finalizar el proyecto, todas las estructuras de carpetas, archivos y grupos de documentos relevantes de su antiguo sistema de archivos habrán sido migrados a ViewBox, nuestra solución de software de desarrollo propio.
ViewBox es un sistema de búsqueda basado en la nube que permite tanto a usted como a los usuarios autorizados acceder a los contenidos archivados de forma rápida, segura y trazable, incluso años después de la desconexión del sistema de archivos original.
El gran valor añadido que aportamos es la reconstrucción de las estructuras de almacenamiento principales y de la información vinculada. De este modo, puede seguir atendiendo auditorías de la Agencia Tributaria y realizando análisis técnicos y legales con total tranquilidad, sin necesidad de acceder a la unidad de red ni al sistema de archivos original.
Tras la implementación y validación correctas de ViewBox, el sistema de archivos original puede desconectarse por completo.
Como cierre del proyecto, recibirá una documentación técnica exhaustiva que detalla con total transparencia cada paso, con especial atención a los siguientes puntos clave:
- El método utilizado para la transferencia y migración de los datos.
- La estructura y categorización de los contenidos archivados.
- Las fases de prueba y validación llevadas a cabo de forma conjunta.
Además, registramos cada paso individual del proceso de archivado en nuestro sistema de tickets Jira, lo que garantiza la máxima inmutabilidad. Esto abarca desde la exportación de datos y la integración en ViewBox hasta la validación final y la posible eliminación posterior del sistema de origen. Así aseguramos que cualquier tercero o auditor externo pueda comprender y verificar en todo momento cómo se ejecutó exactamente el archivado, con un estricto cumplimiento normativo.
Software y sistema de búsqueda ViewBox:
aproveche de forma inteligente el contenido archivado de sus sistemas de archivos
Con ViewBox, AvenDATA le ofrece un potente sistema de lectura y búsqueda diseñado específicamente para acceder a los contenidos de sistemas de archivos desconectados.
A través de una interfaz web muy intuitiva, ViewBox permite localizar rápidamente, analizar de forma estructurada y consultar las carpetas y los documentos archivados. Todo ello sin necesidad de recurrir al sistema de archivos, a la unidad de red ni al servidor original.
ViewBox garantiza que sus archivos:
- Sigan siendo comprensibles y útiles incluso años después de apagar el sistema original.
- Estén siempre accesibles y blindados para garantizar su inmutabilidad.
- Se mantengan perfectamente estructurados y listos para cualquier proceso de auditoría interna o externa.
Una característica diferenciadora es que ViewBox incorpora el borrado automatizado de datos. Con base en períodos de retención predefinidos, los archivos se eliminan de forma automática y trazable una vez vencidos los plazos legales o internos. De este modo, se asegura el cumplimiento estricto del RGPD y de las directrices de la Agencia Tributaria sin ningún esfuerzo manual.
La aplicación funciona sobre una infraestructura en la nube certificada y se somete a pruebas periódicas de seguridad y rendimiento, que supera. No obstante, si sus políticas de cumplimiento normativo o de arquitectura de TI lo exigen, el sistema puede implementarse con la misma facilidad en un entorno local (on-premise) corporativo.
¿Todo listo para dar
el siguiente paso?
En una sesión de consultoría con expertos de una hora de duración, analizaremos conjuntamente sus sistemas de archivos, ya se trate de estructuras de carpetas heredadas, directorios de proyectos o repositorios documentales no estructurados.
Le mostraremos en directo cómo puede desconectar su sistema de archivos de forma eficiente y garantizar el acceso a todos sus contenidos a largo plazo. Esta sesión incluye:
- Una definición estructurada de la arquitectura de datos, la migración y la clasificación de documentos.
- Una demostración en vivo de nuestra solución ViewBox.
- Una explicación detallada sobre cómo representamos los filtros, los metadatos y las relaciones entre documentos.
- Una estimación sólida y realista del alcance, la duración del proyecto y los costos.
Transparencia total desde el primer momento.
Nuestras propuestas de proyecto se basan en precios cerrados y claramente definidos, lo que garantiza que nunca habrá renegociaciones posteriores. Además, la calidad, la confiabilidad y una excelente relación costo-beneficio son nuestra máxima prioridad.
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Respuestas rápidas a sus preguntas.
Asesoramiento personalizado y sin compromiso sobre el archivado de sus servidores de archivos y unidades de red.
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Nos pondremos en contacto con usted lo antes posible.