La evolución tecnológica exige archivar. Nosotros nos hacemos cargo de tu antiguo sistema de gestión de tickets.
Con AvenDATA, protege tus procesos de servicio y mantén su trazabilidad, sin importar si utilizas Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow o cualquier otra plataforma ITSM.
El desafío de los sistemas
de gestión de tickets obsoletos
Muchas empresas se enfrentan a la necesidad de desconectar sistemas de tickets obsoletos o reemplazados, como Jira, SAP Solution Manager, OTRS o ServiceNow, durante migraciones a la nube, consolidaciones de software o reestructuraciones de servicios tecnológicos. Sin embargo, no es posible apagarlos sin más: los tickets de servicio, las solicitudes de cambio, los informes de incidencias o los historiales de aprobación están sujetos a estrictas obligaciones de trazabilidad, tanto a nivel interno como frente a terceros.
Retos habituales al gestionar soluciones de tickets antiguas:
- Elevados costes operativos: el mantenimiento, la infraestructura y las licencias consumen presupuesto de forma permanente.
- Cargas tecnológicas heredadas: los sistemas obsoletos suponen graves riesgos de seguridad y dificultan enormemente las actualizaciones.
- Consumo de recursos internos: los departamentos de tecnología y soporte deben seguir dedicando tiempo a garantizar el mantenimiento y el acceso a las plataformas.
- Obligaciones de auditoría: los tickets pueden contener información muy relevante para auditorías o inspecciones de la Agencia Tributaria.
- Protección de datos: a menudo resulta técnicamente imposible cumplir con los requisitos del RGPD en cuanto a conservación y borrado automatizado de la información.
AvenDATA te ofrece la solución definitiva: con nuestra plataforma de archivado web ViewBox, transferimos los datos de tus tickets desde sistemas como Jira, SAP Solution Manager, OTRS, BMC Remedy o Freshservice a un archivo totalmente seguro. Tu información histórica permanecerá completamente accesible y almacenada de forma inalterable, con absoluta independencia del sistema de origen.
Solución de archivado de eficacia probada
Respaldada por más de 17 años de experiencia en proyectos con sistemas de tickets y plataformas ITSM.
A lo largo de los años, en AvenDATA hemos desarrollado y optimizado de forma continua el archivado de sistemas de tickets históricos, perfeccionando nuestra metodología a través de numerosos proyectos internacionales. Nuestro enfoque estructurado ha demostrado su éxito ante los requerimientos más exigentes, desde la preparación para auditorías tecnológicas hasta la documentación con plena validez legal de tus procesos de servicio pasados.
El núcleo de nuestra propuesta es el software ViewBox, un potente sistema de búsqueda diseñado específicamente para acceder a los datos archivados de plataformas desconectadas como Jira Service Management, SAP Solution Manager, OTRS, ServiceNow o BMC Remedy.
ViewBox garantiza un acceso rápido y con total integridad, tanto para tus departamentos internos —por ejemplo, tecnología, cumplimiento normativo o el departamento legal— como para auditores externos o inspecciones de la Agencia Tributaria.
Numerosas empresas multinacionales, incluyendo el 50 % de las compañías del IBEX 35, confían en nuestra solución. Hoy en día, ViewBox es una herramienta estable, segura y altamente flexible que se adapta a empresas de cualquier tamaño y que ya está plenamente operativa en Europa, Norteamérica y Asia.
Acceso seguro y con total trazabilidad a tus tickets archivados
en ViewBox
Incluso tras la desconexión definitiva de tu sistema de tickets —por ejemplo, Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow o BMC Remedy—, toda tu información permanece intacta. Migramos todos los registros relevantes de tus procesos de incidencias, problemas, cambios o peticiones de servicio. Los archivamos garantizando su máxima integridad y, si lo deseas, aplicamos una firma digital certificada para asegurar su plena validez legal.
Resumen de nuestros servicios:
- Archivado de todos los datos relevantes de los tickets, incluyendo historiales de estado, marcas de tiempo y archivos adjuntos.
- Almacenamiento inalterable y con opción de firma digital.
- Generación opcional de informes y análisis a partir de los tickets archivados.
Antes de iniciar el proyecto, definimos de forma conjunta qué áreas de datos vamos a migrar, como los tipos de tickets, historiales de estado, flujos de trabajo o archivos asociados. También determinamos si requerirás análisis específicos para auditorías de la Agencia Tributaria, estudios internos o fines legales.
A través de ViewBox, tendrás estos tickets a tu disposición durante años para realizar búsquedas rápidas con total trazabilidad y documentación respaldada.
En caso de necesidad, podrás generar informes personalizados en cualquier momento, lo cual resulta vital para responder a peticiones del RGPD, demostrar el cumplimiento normativo o justificar documentación contractual.
Ya sea para superar una inspección de la Agencia Tributaria, resolver consultas internas o cumplir con exigencias legales, con ViewBox tus tickets históricos se mantienen estructurados, seguros y totalmente accesibles, con absoluta independencia del sistema original.
Ejecución ágil del proyecto y beneficio económico con un ROI medible
La desconexión de sistemas de tickets históricos, como Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow o BMC Remedy, suele completarse en un plazo de tres a seis meses, dependiendo de la estructura de la información, las integraciones y el volumen de datos. Gracias a nuestra metodología estandarizada, archivamos volúmenes masivos de tickets de forma eficiente, con total trazabilidad y plena validez legal.
Ya hemos completado con éxito proyectos que abarcan varios millones de tickets. Este proceso incluye la migración estructurada de datos, la conservación de los historiales de estado completos con sus archivos adjuntos y la generación opcional de informes personalizados.
Ahorro de costes desde el primer día: nuestros clientes experimentan ahorros significativos poco después de finalizar el proyecto. Estas reducciones se reflejan especialmente en los gastos de licencias, la operación de los sistemas, el mantenimiento y la liberación de recursos en los departamentos de tecnología.
En la gran mayoría de los casos, el retorno de la inversión se alcanza en menos de un año. Esto es posible gracias al apagado definitivo de los sistemas obsoletos y a la consiguiente optimización de cargas operativas en tu infraestructura tecnológica.
Sistema de tickets:
Análisis del sistema
El primer paso en cualquier proyecto de archivado de un sistema de tickets es un análisis estructurado de tu plataforma actual. Esta evaluación proporciona la base para realizar una estimación totalmente fiable de la duración del proyecto, el volumen de datos y el esfuerzo de archivado, independientemente de si utilizas Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow o cualquier otra plataforma ITSM.
Durante esta fase evaluamos meticulosamente tanto los aspectos técnicos como los operativos, incluyendo los siguientes puntos clave:
- Las opciones de acceso a la plataforma o a la base de datos subyacente.
- La estructura, el alcance y el volumen de datos de los tickets, ya sean incidencias, peticiones de servicio o cambios operativos.
- La relevancia y los requerimientos de conservación de la información para garantizar el cumplimiento normativo ante la Agencia Tributaria.
- Los historiales completos, los flujos de trabajo, los archivos adjuntos y las dependencias de integración.
Consolidamos todos los hallazgos de este análisis en una propuesta vinculante con precio cerrado que incluye servicios claramente definidos y plazos calculados de forma realista. De este modo, disfrutas de la máxima seguridad y transparencia para tu planificación estratégica y la toma de decisiones, incluso antes de iniciar el proyecto.
Sistema de tickets:
Archivado del proyecto
Tras el análisis del sistema, comienza el proyecto de archivado en sí. Lo gestionamos de forma profesional, con total transparencia documental y con el objetivo de liberar al máximo la carga operativa de tu departamento de tecnología.
Durante nuestra reunión inicial, definimos de forma conjunta todos los requisitos organizativos y técnicos. A partir de ese momento, asumimos la mayor parte de las tareas operativas por ti:
- Configuración del acceso a los datos o a la API.
- Exportación y migración de la información relevante de los tickets, incluyendo historiales, comentarios y archivos adjuntos.
- Servicio opcional para la creación de informes o análisis personalizados a partir de los tickets archivados.
- Documentación completa e inalterable de cada paso del proceso.
Nuestros gestores de proyectos expertos te acompañarán durante toda la implementación, garantizando canales de comunicación claros, responsabilidades bien definidas y un consumo mínimo de tus recursos internos.
Para concluir, llevamos a cabo una fase estructurada de pruebas y validación. De este modo, nos aseguramos de que todos los tickets han sido archivados de forma íntegra, correcta y totalmente trazable, garantizando su accesibilidad y plena validez legal en el futuro.
Sistema de tickets:
Resultados del archivado
Al finalizar el proyecto, todos los datos relevantes de tus tickets procedentes del sistema desconectado —por ejemplo, Jira, OTRS, SAP Solution Manager o ServiceNow— quedarán integrados de forma completa y estructurada en nuestra solución de archivado ViewBox.
ViewBox es un potente sistema de búsqueda web que permite a los usuarios autorizados acceder a los tickets de servicio, historiales de estado, comunicaciones y archivos adjuntos de forma rápida, segura e inalterable, incluso años después del apagado del entorno original.
Si lo solicitas, podemos generar informes personalizados a partir de los tickets archivados sin requerir ningún tipo de acceso al sistema inicial. Esto resulta vital para realizar análisis operativos, aportar pruebas jurídicas o responder a requerimientos del RGPD y de la Agencia Tributaria.
Tras la correcta validación del entorno, la plataforma antigua puede apagarse definitivamente. Como cierre del proyecto, te entregamos una exhaustiva documentación técnica y de procedimientos que detalla de forma clara y trazable cada paso ejecutado, destacando especialmente los siguientes aspectos:
- El método y la estructura empleados para la migración de la información.
- El volumen total y la procedencia de los contenidos archivados.
- Las distintas fases de prueba y aceptación llevadas a cabo.
Además, registramos cada paso del proyecto, desde la primera exportación hasta la validación final y la posible eliminación del sistema de origen, en nuestra propia plataforma interna de gestión de proyectos. Así aseguramos que todo el proceso sea auditable y no deje lugar a dudas, incluso ante auditores e inspectores externos.
Sistema de búsqueda para sistemas de tickets archivados
Acceso a los historiales de servicio con total independencia del sistema original.
Con ViewBox, AvenDATA te ofrece una potente solución web para acceder al contenido archivado de sistemas de tickets ya desconectados, como Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow, BMC Remedy y otras plataformas ITSM.
A través de una interfaz web muy intuitiva, puedes buscar, analizar y exportar de forma estructurada los tickets archivados junto con sus comentarios, historiales de tramitación, archivos adjuntos y niveles de escalado. Toda esta información está disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo.
ViewBox te permite:
- Disfrutar de un acceso rápido a tickets individuales o a historiales completos.
- Realizar búsquedas en todos los contenidos archivados, incluyendo los estados y los flujos de trabajo.
- Generar informes estructurados para auditorías o evaluaciones operativas internas.
- • Configurar un acceso basado en roles para los departamentos corporativos, el área de tecnología, los equipos de revisión o los inspectores externos.
Una característica muy destacada de ViewBox es el borrado automatizado de la información. Basándose en los plazos de retención previamente definidos, los tickets archivados se eliminan de forma sistemática, trazable y basada en reglas, sin requerir ningún tipo de esfuerzo manual. De este modo, aseguras el estricto cumplimiento del RGPD y de las normativas de la Agencia Tributaria a largo plazo, garantizando siempre la máxima integridad.
La infraestructura en la nube subyacente cuenta con la certificación ISO 27001 y se somete a rigurosas auditorías de seguridad de forma periódica. Además, si los requisitos de seguridad y cumplimiento normativo de tu corporación lo exigen, ViewBox también puede implementarse de forma local, directamente en tus propios servidores.
¿Todo listo para dar
el siguiente paso?
En una sesión de consultoría gratuita de una hora con nuestros expertos, analizaremos conjuntamente el sistema de tickets que deseas desconectar, por ejemplo, Jira, SAP Solution Manager, OTRS o ServiceNow. Te mostraremos en directo cómo archivar los datos de tus tickets de forma eficiente y cómo mantener toda la información disponible, segura y bien estructurada a largo plazo.
Durante esta sesión obtendrás:
- Una definición precisa sobre la estructura de los datos, los campos a migrar y el modelo de acceso.
- Una demostración en vivo de nuestra solución de archivado ViewBox.
- Una explicación detallada sobre cómo generar consultas estructuradas, búsquedas de tickets e informes personalizados.
- Una estimación sólida y realista sobre el alcance, la duración y los costes de tu proyecto de archivado.
Nuestras propuestas de proyecto se basan en precios cerrados y claramente definidos, garantizando que nunca habrá renegociaciones posteriores. Además, la calidad, la fiabilidad y una excelente relación entre coste y rendimiento son nuestra máxima prioridad.
Respuestas rápidas a todas tus consultas
Asesoramiento personalizado y sin compromiso sobre el archivado de sistemas ITSM y plataformas de tickets
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Nos pondremos en contacto lo antes posible.
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