Archivado SAP: por qué retener sus datos es vital para su empresa.
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Experto en sistemas heredados
y Director General de AvenDATA
y Director General de AvenDATA
Los sistemas SAP suelen permanecer activos durante décadas
Muchas organizaciones siguen operando hoy en día con sistemas SAP heredados (legacy), a pesar de haber implementado nuevas soluciones ERP o de haber completado una migración a SAP S/4HANA. La razón radica en el enorme valor estratégico de los datos que contienen.
Facturas, asientos contables, información de recursos humanos, contratos o datos de producción deben conservarse a menudo durante muchos años con plenas garantías de inalterabilidad ante auditorías. En España, marcos normativos como la Ley Crea y Crece, el SII (Suministro Inmediato de Información) de la AEAT y el Código de Comercio imponen estrictos requisitos legales en cuanto a plazos de retención y trazabilidad. Por ello, la relevancia de un sistema SAP no termina con su apagado técnico.
Sin un archivado SAP profesional, las empresas se enfrentan a costos operativos innecesarios, brechas de seguridad y graves problemas ante auditorías fiscales o inspecciones de trabajo.
Módulos SAP clave en los proyectos de archivado
Los módulos SAP más relevantes y con mayor volumen de datos desempeñan un papel central en el archivado SAP. Entre ellos destacan especialmente SAP FI y SAP CO, con datos financieros y de controlling; SAP MM, para datos de compras y gestión de materiales; así como SAP SD, para información de ventas y facturación.
Igualmente crítico es SAP HCM (o SAP HR), debido a la altísima sensibilidad de los datos del personal y a los largos plazos legales de conservación exigidos por normativas como el RGPD. En muchas empresas existen, además, datos históricos por archivar provenientes de SAP CRM, SAP SRM, SAP BW o soluciones SAP específicas de cada sector.
Los sistemas legacy suelen acumular cientos de millones de registros y documentos. Un archivado SAP estructurado garantiza que este valioso activo de información permanezca accesible bajo demanda y permite el desmantelamiento definitivo de los antiguos entornos productivos sin necesidad de asumir costos de mantenimiento a perpetuidad.
Los sistemas legacy generan costos y riesgos insostenibles
Mantener en funcionamiento sistemas SAP heredados sin desmantelarlos genera, año tras año, un gasto injustificado en infraestructura y licencias. Muchas empresas conservan activos estos entornos SAP obsoletos con el único fin de seguir accediendo a sus datos históricos. A esta carga financiera se suman los graves riesgos de operar con sistemas desactualizados y sin parches de seguridad, así como la creciente dificultad para encontrar especialistas en tecnologías SAP antiguas.
Es precisamente en escenarios corporativos críticos como fusiones y adquisiciones (M&A), escisiones (carve-outs), procesos de insolvencia o migraciones a nuevos ERP donde se hace evidente la necesidad vital de un archivado SAP profesional. Las organizaciones deben poder garantizar el acceso inmediato a sus datos históricos en todo momento (por ejemplo, ante auditorías de la Agencia Tributaria). Sin una estrategia sólida de desmantelamiento y un plan de archivado bien diseñado, la empresa se expone a la pérdida irrecuperable de información, graves brechas de cumplimiento normativo (por ejemplo, del RGPD) y riesgos operativos muy elevados.
Un archivado SAP moderno permite el desmantelamiento seguro de los sistemas
Un proceso de archivado SAP de nueva generación facilita el desmantelamiento definitivo de los sistemas SAP obsoletos y garantiza, al mismo tiempo, la preservación íntegra de toda la información crítica. Las empresas pueden archivar sus datos históricos con plenas garantías de inalterabilidad ante auditorías y mantener intactas, de forma ágil e intuitiva, las capacidades de búsqueda, análisis y exportación.
En este sentido, resulta especialmente importante la transferencia de estructuras de tablas, comprobantes, documentos y relaciones entre los datos de SAP. Las plataformas de archivado modernas permiten, además, acceder a los datos sin necesidad de un sistema SAP en funcionamiento, lo que reduce de forma permanente los costos y la complejidad. En el marco de la transformación a SAP S/4HANA, el archivado SAP está cobrando una enorme importancia, ya que cada vez más empresas deben consolidar sus antiguos entornos SAP y, al mismo tiempo, cumplir con los requisitos legales.
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AvenDATA acompaña a las empresas en el proceso de apagar y desmantelar sus sistemas SAP antiguos de forma segura, trazable y rentable. Gracias a ViewBox, los datos, comprobantes y documentos históricos de SAP siguen siendo consultables, analizables y accesibles para auditorías (cumplimiento fiscal y legal), incluso después del apagado definitivo del sistema. Las organizaciones que deseen dejar de financiar el costoso mantenimiento de sus sistemas SAP legacy deben planificar con anticipación su estrategia de archivado.
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