¡El ministro de Finanzas alemán planea una conservación de datos de 15 años!
Emanuel Böminghaus, experto en sistemas heredados y director general de AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Experto en sistemas heredados
y director general de AvenDATA
En el marco de un plan de acción contra el fraude fiscal, el Gobierno federal alemán prevé ampliar considerablemente las obligaciones de conservación en materia tributaria. Según los planes actuales del ministro federal de Finanzas, Lars Klingbeil, en el futuro los comprobantes contables deberían conservarse durante 15 años. El objetivo es otorgar a las autoridades tributarias alemanas plazos de fiscalización más largos y reforzar la lucha contra la evasión fiscal y la delincuencia financiera. El proceso legislativo aún no ha concluido; no obstante, conviene que las empresas —en especial los grupos internacionales con actividad comercial en Alemania— tengan en cuenta desde ahora las posibles repercusiones en su planificación.
Conviene revisar las estrategias de archivado
Si la regulación prevista entrara en vigor, los datos con relevancia fiscal tendrían que conservarse de forma inalterable y con valor probatorio durante un plazo notablemente más largo. Por ello, las empresas deberían verificar si sus políticas actuales de archivado y borrado pueden admitir plazos de conservación más prolongados. En particular, en el caso de los datos procedentes de la contabilidad financiera, las compras, las ventas o los recursos humanos, es preciso garantizar que permanezcan completos, inalterables y disponibles en cualquier momento durante todo el plazo legal.
La migración de sistemas no pone fin a las obligaciones de conservación
Muchas empresas ya modernizaron sus sistemas ERP y otras aplicaciones de negocio, o bien planean migrar a nuevas plataformas como SAP S/4HANA, Oracle Cloud o Microsoft Dynamics 365. Sin embargo, dar de baja un sistema heredado no extingue las obligaciones legales de conservación. Los datos históricos deben permanecer disponibles incluso después de la migración, ya sea para fiscalizaciones tributarias, auditorías externas o consultas internas. Una ampliación de los plazos de conservación prolongaría esa obligación en la misma medida y aumentaría aún más la importancia de mantener disponibles a largo plazo los datos procedentes de sistemas heredados.
Evalúe ahora las repercusiones en los sistemas heredados
Independientemente de cuándo se aprueben en Alemania los cambios previstos, este es el momento adecuado para revisar su estrategia de archivado. Asegúrese de que los datos sujetos a la obligación de conservación se archiven de forma inalterable y con valor probatorio, y de que estén disponibles en cualquier momento, incluso después de dar de baja un sistema heredado. De este modo, podrá cumplir los futuros requisitos legales sin tener que mantener en funcionamiento aplicaciones obsoletas únicamente por motivos de conservación.
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