¿Cuánto cuesta archivar sistemas heredados?

Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Experto en sistemas heredados
y Director General de AvenDATA

Quien se ocupa del desmantelamiento de sistemas heredados se topa, tarde o temprano, con la siguiente pregunta: ¿vale la pena el esfuerzo de un archivado profesional? En muchas empresas, este tema se pospone durante mucho tiempo por motivos de costos, inseguridad o falta de urgencia. Sin embargo, quien solo se fija en el esfuerzo a corto plazo ignora los riesgos financieros, legales y operativos a largo plazo.

Este artículo muestra cuánto cuesta realmente un archivado profesional y por qué los costos de no actuar en relación con los sistemas heredados suelen ser mucho más elevados.

¿Qué incluye un archivado profesional?

El archivado es mucho más que guardar datos en un servidor o hacer una copia de seguridad de una base de datos. Un archivado profesional comprende, entre otros aspectos:

El análisis y la selección de los datos relevantes
La extracción desde el sistema heredado
La conversión a un formato estable a largo plazo
El almacenamiento estructurado con indexación y concepto de acceso
La documentación de todo el proceso mediante un registro de auditoría
La implementación de conceptos de eliminación según el RGPD y los plazos de conservación

Dependiendo de la complejidad del sistema, el volumen de datos y los requisitos legales, los costos se sitúan en un rango de cinco cifras, de bajo a medio. Por ejemplo, el archivado de un sistema SAP completo con AvenDATA comienza en aproximadamente 30.000 euros, e incluye el acceso a prueba de auditorías, el mapeo de estructuras, la extracción de datos y la documentación. En el caso de sistemas heredados más pequeños o de archivados parciales, los costos son proporcionalmente menores.

Por ello, cuanto antes y de forma más estandarizada se realice el archivado, menor será el esfuerzo total necesario.

¿Cuánto cuesta no archivar los sistemas heredados?

Quien renuncia a un archivado estructurado ahorra inicialmente los costos del proyecto, pero asume costos indirectos ocultos a lo largo de los años. Estos pueden resumirse en cinco categorías:

1. Costos operativos de los sistemas heredados

Las licencias, el mantenimiento, la infraestructura, la energía eléctrica, las copias de seguridad y el soporte de TI generan gastos corrientes, a menudo solo para acceder de forma pasiva a los datos. En un periodo de cinco a diez años, estos costos se acumulan rápidamente hasta alcanzar sumas elevadas de cinco cifras.

2. Retención de personal y dependencia del conocimiento experto

Mientras un sistema heredado siga operativo, debe haber personal disponible capaz de manejarlo. Con cada renuncia, jubilación o reestructuración interna, aumenta el riesgo de que nadie entienda cómo funciona el sistema. Las capacitaciones iniciales, las soluciones de emergencia y la ayuda externa generan costos adicionales.

3. Riesgos de auditoría y cumplimiento normativo

Si se carece de un archivado con total seguridad jurídica, existen graves lagunas de pruebas documentales ante inspecciones operativas o auditorías internas. Los documentos relevantes a efectos fiscales deben ser accesibles y trazables en todo momento. En caso de incumplimiento, las corporaciones se enfrentan a severas multas o a reclamaciones financieras adicionales, especialmente si se omite la retención conforme a las normativas fiscales o al RGPD.

4. Pérdida de datos o de acceso a la información

Cuanto más tiempo operen los sistemas heredados sin un archivado profesional, mayor será el riesgo de sufrir caídas técnicas. El hardware obsoleto, el software incompatible o las credenciales de acceso olvidadas pueden provocar la pérdida permanente del acceso a los datos corporativos, con consecuencias legales y operativas potencialmente desastrosas.

5. Retrasos en proyectos y bloqueos corporativos

Los sistemas no archivados suelen tener que considerarse durante las migraciones tecnológicas o los cambios de estrategia corporativa. Esto retrasa los nuevos proyectos, sobrecarga las interfaces y frena la modernización tecnológica. Sin un archivado profesional, cada sistema heredado se convierte en un obstáculo insalvable para la digitalización.

Caso práctico: archivado frente a continuidad operativa

Una empresa mediana opera un sistema financiero obsoleto exclusivamente para acceder a datos históricos. El gasto anual en alojamiento, licencias, soporte y copias de seguridad asciende a unos 12.000 euros, a lo que se suman los gastos internos de TI. El archivado de los datos relevantes habría costado una sola vez entre 25.000 y 30.000 euros, con seguridad jurídica, disponibilidad a largo plazo y sin costos operativos recurrentes.

Tras tres años, queda claro que el archivado habría sido la solución claramente más económica, con mayor seguridad jurídica y libre de mantenimiento.

Conclusión: el archivado es rentable a nivel económico, legal y estratégico

Un archivado profesional conlleva costos de proyecto únicos, sin duda. Sin embargo, reemplaza de forma permanente los elevados costos indirectos ocultos de la continuidad operativa, reduce los riesgos de cumplimiento normativo y permite una separación limpia entre lo antiguo y lo nuevo.

Quien no archiva los sistemas heredados suele pagar el doble: primero con complejidad técnica y, más tarde, con consecuencias legales o pérdida de datos. El archivado no es un factor de costo, sino un escudo protector para la empresa, un alivio para el departamento de TI y una contribución estratégica a la digitalización.

¿Tiene previsto archivar un sistema heredado?