¿Qué costos ocultos esconden los sistemas heredados?
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Experto en sistemas heredados
y Director General de AvenDATA
y Director General de AvenDATA
En muchas corporaciones siguen funcionando silenciosamente, en segundo plano, sistemas heredados que hace tiempo deberían haberse desconectado, pero que supuestamente todavía se necesitan, aún no se han migrado por completo o deben permanecer disponibles para casos de emergencia. Ya se trate de un antiguo sistema ERP, una solución financiera obsoleta, una herramienta sectorial de desarrollo propio o un sistema de recursos humanos desfasado, mientras un sistema heredado siga operativo en algún lugar de la empresa, seguirá generando costos. Y no precisamente pocos.
Lo que muchos directores de tecnología y responsables de negocio no tienen en cuenta es que los costos reales de los sistemas obsoletos no suelen reflejarse en los presupuestos visibles, sino en una multitud de gastos ocultos, riesgos operativos y recursos estratégicos inmovilizados que se acumulan a lo largo de los años.
Costos ocultos de licencias y operación
Incluso cuando un sistema heredado ya no se utiliza de forma productiva, sigue generando costos de licencias, ya sea por contratos de mantenimiento vigentes, licencias de usuario o software de terceros que debe mantenerse únicamente por el sistema obsoleto. Los sistemas ERP antiguos resultan especialmente costosos, ya que sus modelos de licencias suelen estar vinculados al uso productivo, incluso cuando solo se requiere acceso de lectura. Lo mismo ocurre con las bases de datos que se licencian según modelos de CPU o usuarios nominales, incluso si solo sirven para almacenar datos de sistemas heredados.
Asimismo, los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) y de archivado, que originalmente se implementaron para un almacenamiento seguro y apto para auditorías, pueden haber quedado obsoletos y generar elevados costos operativos mientras deban seguir funcionando para procesos heredados aislados. Los modelos de licencias de estos sistemas suelen haber crecido de forma histórica, son difíciles de cancelar y su modificación requiere un enorme esfuerzo. En estos casos, el gasto económico ya no guarda proporción con el beneficio real obtenido.
A esto se suman los costos de infraestructura: espacio en el centro de datos, recursos de virtualización, capacidad de almacenamiento y respaldos que se mantienen exclusivamente para este fin. Incluso si el uso es mínimo, la disponibilidad continua genera gastos de energía, costos de climatización y desgaste del hardware. En los entornos en la nube, los sistemas heredados pueden generar los denominados costos zombi: máquinas virtuales, bases de datos o almacenamiento de objetos que no se utilizan activamente, pero que generan facturas de forma continua.
Mantenimiento y propensión a fallas: la inestabilidad como factor de costo
El software obsoleto a menudo ya no puede mantenerse, ya sea porque el fabricante ha suspendido el soporte oficial o porque faltan el conocimiento experto y la documentación necesarios. Cuando se produce un error técnico, cada análisis consume una cantidad de tiempo desproporcionada. En caso de caída del sistema, es necesario desarrollar soluciones alternativas manuales o extraer los datos con gran dificultad. La consecuencia directa: pérdidas de productividad, escalamientos internos y soluciones de emergencia. Todo esto inmoviliza valiosos recursos internos y, a menudo, genera altísimos costos de servicios externos.
Cuanto más antiguo es el sistema, mayor es la probabilidad de sufrir problemas de compatibilidad con el nuevo hardware, los sistemas operativos o las soluciones de ciberseguridad. De este modo, las empresas caen en una dependencia tecnológica de componentes obsoletos, con consecuencias económicas incalculables.
Retención de personal y dependencia del conocimiento experto
Un aspecto que a menudo se subestima es que, mientras los sistemas heredados sigan funcionando, se requiere personal que los conozca a la perfección. En muchos casos se trata de especialistas individuales o de antiguos miembros del proyecto que todavía saben cómo manejarlos. Este conocimiento a menudo no está documentado, es difícil de transferir y depende en gran medida de personas concretas. Esto genera una dependencia latente, lo que supone un riesgo considerable para la empresa, especialmente en tiempos de escasez de talento calificado o de oleadas de jubilaciones.
Además, los nuevos profesionales de tecnología deben familiarizarse con la plataforma, un proceso extremadamente lento en el caso de sistemas antiguos sin material de capacitación ni soporte funcional. La consecuencia directa son elevados esfuerzos operativos internos sin ningún beneficio productivo real.
Riesgos de ciberseguridad en sistemas heredados: costos derivados de las ciberamenazas
Otro punto verdaderamente crítico es la seguridad de la información. Por lo general, los sistemas heredados ya no cuentan con actualizaciones de seguridad recientes, utilizan técnicas de cifrado obsoletas o interfaces inseguras y, a menudo, la protección de acceso es rudimentaria o directamente inexistente. Protegerlos exige un enorme esfuerzo operativo, ya sea mediante la segmentación dedicada de la red corporativa, el establecimiento de reglas de firewall, la implementación de sistemas de monitoreo adicionales o la realización de procesos de auditoría interna.
La alternativa es aceptar el riesgo, con consecuencias potencialmente catastróficas para la empresa en caso de incidente, como la pérdida masiva de datos, ataques de ransomware o graves infracciones de normativas de privacidad como el RGPD. Incluso si no ocurre ningún incidente de seguridad, la simple necesidad de realizar auditorías periódicas en un sistema que ya no se utiliza inmoviliza capacidades estratégicas y genera costos completamente innecesarios.
Retrasos en los proyectos e innovación bloqueada
Con frecuencia, mantener operativo un sistema heredado provoca también graves retrasos estratégicos. Mientras el sistema siga activo, se construyen nuevos procesos a su alrededor, se mantienen interfaces vivas de forma artificial o se pospone la innovación. Como consecuencia, las empresas se bloquean a sí mismas, ya sea al migrar a plataformas modernas, al implementar nuevas soluciones de inteligencia de negocios o al automatizar procesos. El panorama tecnológico corporativo permanece complejo, fragmentado y poco favorable a la innovación, con efectos negativos a largo plazo sobre la competitividad.
Conclusión estratégica: los sistemas desconectados generan menos esfuerzo operativo que los sistemas obsoletos activos
Quien no desconecta ni archiva a tiempo los sistemas heredados paga el precio con sobrecostos ocultos pero considerables en licencias, energía, mantenimiento, medidas de seguridad y retención de personal. A esto se suman los frenos estratégicos y los altos riesgos tecnológicos.
La solución reside en el archivado profesional empresarial: se extraen los datos y documentos, se aseguran en estricto cumplimiento legal y se hacen accesibles de forma permanente a través de un sistema de archivado independiente, sin heredar las cargas técnicas, financieras y de seguridad del sistema original. Este tipo de archivado no solo es mucho más rentable que continuar con la operación, sino que además genera seguridad jurídica, libera valiosos recursos del área de tecnología y permite a las empresas posicionarse con solidez hacia el futuro.
¿Tiene previsto archivar un sistema heredado?