Dokumentenverwaltung wird jetzt vereinfacht
By Avendata | February 18, 2022
Die ViewBox von AvenDATA verfügt über eine fortschrittliche Dokumentationsfunktion (Documentation Library). Dieses Feature ermöglicht unseren Kunden, ihre Dokumente sicher zu verwalten und basierend auf Rechten, System, Sprache und Berechtigungen innerhalb der Organisation gemeinsam zu nutzen. Über die Dokumentationsbibliothek können Administratoren, Nutzer innerhalb der Organisation und Kunden gespeicherte Dokumente gemeinsam nutzen.
Benutzer mit Admin-Rechten verwalten die Zugangsrechte und Inhalte anderer Nutzer und können verschiedene Arten von Dokumenten hochladen, darunter zip, doc, jpeg, pdf, csv, und andere Formate. Administrator können die Sichtbarkeit der Dokumente auf der Grundlage der ausgewählten Berechtigungen einschränken. Standardbenutzer können keine Dokumente hochladen, aber eine Vorschau anzeigen oder freigegebene Dokumente anzeigen und herunterladen.
ViewBox speichert alle Dokumente in Ordnern und Unterordnern, um den Zugriff und die Organisation der Dokumente möglichst intuitiv zu gestalten. Das Dokumentations-Dashboard unterstützt die Kunden bei der effektiven Dateisuche innerhalb der logischen Baumstruktur. Die Dokumente sind klappbar angeordnet, was den Zugriff und die Verwaltung der Dokumente zusätzlich erleichtert. Funktionen wie Suche, Paginierung und verschachtelte Ordnerstruktur machen die Suche einfach und die Documentation Library zu einem nützlichen Werkzeug im Arsenal jeder IT-Abteilung.
Neben der Ordnerstruktur werden die Dateien auf der Grundlage der verwendeten Sprachen verwaltet. Es gibt eine Funktion zum Massenupload von Dokumenten, dabei können Administratoren je nach Umfang etwa 10 Dokumente gleichzeitig hochladen. Die Dateigröße für jedes Dokument sollte in diesem Fall höchstens 100 MB betragen.
Eine Kontrollfunktion ist ebenfalls verfügbar, allerdings nur für PDF-Dateien. Benutzer können alle PDF-Dateien in der ViewBox in der Vorschau anzeigen lassen. Für alle anderen Dokumente gibt es eine Download-Funktion. Admin-Benutzer können Dokumente auch jederzeit entfernen. Dazu müssen sie das Dokumentations-Dashboard aufrufen und sich authentifizieren. Nach der Verifizierung können Admin-Benutzer hochgeladene Dateien löschen oder nach Belieben neue Dateien im Dashboard hochladen.
Auf dem Dashboard können Admins auch Details der Dateien wie Berechtigungstyp, Sprache, Upload-Datum, Uhrzeit, Rechte usw. einsehen. Standardbenutzer können den Dokumentbereich nicht sehen, wenn noch kein Dokument für sie freigegeben wurde. Für Administratoren hingegen ist die Documentation Library permanent zugänglich.
Für einen schnellen Überblick über die Dokumentation der Baumstruktur verfügt ViewBox über ein zweistufiges Hierarchiesystem mit Ordnern und Unterordnern auf zwei Ebenen. Beim Upload von Dokumenten muss ein neuer Ordner erstellt oder ein bestehender Ordner auswählt werden. Im nächsten Schritt wird der passende Unterordner ausgewählt oder ebenfalls neu angelegt.
Nach der Auswahl oder Erstellung von Ordnern und Unterordnern kann der Administrator die benötigten Berechtigungen, Rechte und Dateien für die Nutzer auswählen. Benutzer können dabei bis zu 10 Dateien hochladen. Nach der Auswahl der Dateien werden die Dokumente gespeichert und je nach Einstellung werden die Rechte für alle anderen Benutzer sichtbar.
Standardbenutzer können hochgeladene Dateien nur ansehen oder herunterladen, wenn sie über eine Freigabe für die Datei verfügen. Abgesehen von diesen begrenzten Nutzerrechten haben Standardbenutzer keinen Zugriff auf andere Funktionen in der Dokumentationsbibliothek.
