Systemstilllegung
Altsysteme stillegen und ausser Betrieb zu nehmen, stellt noch nicht die eigentliche Herausforderung dar – die Frage ist vielmehr: Wie komme ich im Anschluss an meine Daten? Unsere ViewBox ist die Lösung in Sachen Systemstilllegung.
Ein Wechsel von Soft- oder Hardware wird dich zwangsläufig irgendwann mit der Aufgabe konfrontieren, deine Systeme stilllegen zu müssen.
Oft gelten jedoch für die Daten in den Systemen noch gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Wir zeigen dir einen Weg, deine Altsysteme abschalten zu können, aber dennoch den für Prüfer oder interne Fachbereiche aus Recherchegründen nötigen Zugriff darauf nicht zu verlieren. Unsere ViewBox ist deine Lösung in Sachen Systemstilllegung.
Was passiert, wenn du dich für uns entscheidest?
SCHRITT 1
Systemanalyse
Als Erstes findet eine Systemanalyse statt. Es geht darum, einschätzen zu können, wie viel Zeit wir für die Archivierung benötigen und welche Kosten für dich entstehen. Das Ergebnis der Systemanalyse ist dann immer ein Festpreisangebot, welches du akzeptieren oder auch ablehnen kannst. Die Systemanalyse ist komplett kostenlos. In der Regel dauert diese Analyse 90 Minuten und setzt sich aus zwei Teilen zusammen:
Technischer Teil
Zugang zu den Systemen (VPN/Citrix ...)
erforderliche Rechte in den Systemen
Abstimmung der Kontaktpersonen (fachlich/technisch)
Typ/Größe der Datenbank (z. B. Oracle / 721 Gigabyte)
Definition von Exportspeicher / shared Speicher
Systemversion/Name
Koordinierung der Back-up-Prozesse
... und noch ein wenig mehr
Inhaltlicher Teil
Besprechung/Abstimmung/Screenshots der erforderlichen Standardauswertungen
Diskussion/Abstimmung/Bildschirmaufzeichnungen von zusätzlichen Auswertungen
... und noch ein wenig mehr
SCHRITT 2
Das Archivierungsprojekt
Nachdem die Systemanalyse erfolgreich durchgeführt wurde, geht es darum, ob du das Projekt umsetzen willst. Wenn du dich dann für unser Angebot entschieden hast, findet zunächst ein Kick-off-Meeting statt, in dem dein Team unseren erfahrenen Projektleiter kennenlernt und grundlegende Punkte miteinander abgestimmt werden.
Uns ist wichtig, dass wir eure Ressourcen im Rahmen der Archivierung so wenig wie möglich belasten. Folgende Themen werden im Rahmen des Kick-offs besprochen:
Vorstellung aller Teilnehmer
Zugänge zum Netzwerk
Vorstellung des Vorgehensmodells
Abstimmung eines Projektplans
Zugänge zum System
Abstimmung eines wöchentlichen Jour fixe
Zugänge zur Datenbank
und noch ein wenig mehr …
Nach dem Kick-off-Meeting startet das Projekt. Aufgrund unserer umfangreichen Erfahrung können wir dich auch unterstützen, wenn es an einigen Stellen klemmt. Die nachstehenden wesentlichen Meilensteine sind Bestandteil der Projektrealisierung (jeder Meilenstein unterliegt einer eigenen Qualitätssicherung):
Zugriff auf das System
Erstellung der beauftragen Views/Reports
Datenexportprotokoll/Vollständigkeit/Hashwerte
Einrichtung der Webadresse oder des VPN-Zugangs
Datentransfer
Schulung Archivierungssoftware Viewbox
Datenimport
Dokumentation des gesamten Projekts
Erstellung von Stichproben
Abstimmung mit Wirtschaftsprüfern/Auditoren
und noch ein wenig mehr …
Ein Projekt dauert je nach Komplexität 2 bis 6 Monate. Wir unterstützen dich auch gern in der Abstimmung mit deinen Wirtschaftsprüfern, Auditoren und anderen.
SCHRITT 3
Abnahme und Abschaltung
Im letzten Schritt findet dann die Abnahme durch euch statt. Dabei werdet ihr die Archivierung wahrscheinlich anhand von Stichproben testen sowie das Vollständigkeitsprotokoll und die Dokumentation prüfen. Des Weiteren stellen wir dir gern auch alle unsere Stichproben zur Verfügung. Damit verfügst du bereits über ein umfangreiches Set an Testdaten. Ist dann so weit alles stimmig, erhältst du von uns ein Abnahmeprotokoll und kannst dein System abschalten – nun sind ja alle notwendigen Informationen über die ViewBox abrufbar und ordnungsgemäß archiviert. Ab diesem Moment fallen die Risiken des Altsystems weg und du fängst an, Geld zu sparen (Wartung, Strom, Personal etc.). Auch nach der Abnahme sind wir selbstverständlich über unseren Support weiter für dich da. Wir unterstützen dich, beispielsweise wenn sich eine Prüfung ankündigt oder wenn es noch mal einer Schulung bedarf, bedingt etwa durch Mitarbeiterwechsel.
Die ViewBox von AvenDATA: erfüllt gesetzliche Anforderungen und individuelle Wünsche
Die AvenDATA GmbH hat sich auf die gesetzeskonforme Archivierung von Altsystemen spezialisiert. Mit der ViewBox, einer bewährten Softwarelösung, können Unternehmen ein globales Archiv für beliebige Altanwendungen aufbauen. Neben der vollständigen Archivierung gibt es auch die Möglichkeit, einzelne Mandanten gezielt abzuschalten und sicher zu archivieren.
AvenDATA:
Effizienz durch Erfahrung
Das Spezialistenteam von AvenDATA verfügt über mehr als 18 Jahre Erfahrung in der Archivierung und Ablösung von Altsystemen. Das Know-how umfasst über 250 Systeme – von SAP über Oracle Financial bis hin zu Navision. Die AvenDATA mit Hauptsitz in Berlin wurde 2003 als Spin-off der renommierten Steuerberatungsgesellschaft Mazars GmbH & Co. KG (www.mazars.de) gegründet. Durch den internationalen Einsatz der AvenDATA können auch grenzüberschreitende Anforderungen problemlos erfüllt werden. Mehr als 3500 Kunden weltweit vertrauen seit der Gründung auf die Leistungen der AvenDATA.
IT-ALTSYSTEMARCHIVIERUNG
Erfahrung mit verschiedensten Systemen
Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO)
Perfekt vorbereitet: Die ViewBox ist konform mit der europäischen DSGVO.
Seit dem 25. Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union in Deutschland. Zu den wesentlichen Neuerungen gehörte auch das „Recht auf Vergessen“, das die Löschungsansprüche der Betroffenen direkt bei der speichernden Stelle impliziert. Mit der ViewBox können solche Daten im Sinne der DSGVO unkenntlich gemacht werden. Unternehmen bekommen zusätzlich eine erweiterte Rechenschaftspflicht für den Umgang mit Daten. Und im Falle einer risikobehafteten Datenverarbeitung muss eine „Datenschutz- Folgeabschätzung“ nach bestimmten Kriterien durchgeführt werden. Mit der ViewBox von AvenDATA bist Du – anders als bei anderen Systemen – auf diese neuen gesetzlichen Grundanforderungen bestens vorbereitet.
