Nedlukning af systemet
Nedlukning af systemer er endnu ikke en udfordring, men spørgsmålet er, hvordan jeg får adgang til data?
I løbet af tiden bliver du uundgåeligt konfronteret med spørgsmålet om at skulle nedlægge dine systemer på grund af software- eller hardwareændringer.
Ofte er der dog for virksomhedsudskæringerstadig lovlige opbevaringsperioder for dataene i systemerne. Vi viser dig en måde at lukke dine ældre systemer på uden at miste adgangen til revisorer eller interne afdelinger af forskningsmæssige årsager. Vores ViewBox er løsningen til nedlukning af systemet.
Hvad sker der, når du vælger os?
Trin 1
System analyse
I begyndelsen udføres en systemanalyse. Formålet med systemanalysen er at gøre det muligt for os at estimere, hvor lang tid vi skal bruge på at arkivere dit legacy-system, og hvilke omkostninger du vil pådrage dig, så du har et grundlag for planlægning og beslutningstagning. Resultatet af systemanalysen er altid et fastpristilbud, som du kan acceptere eller afvise. Generelt tager denne analyse 90 minutter. Systemanalysen er opdelt i to dele:
Teknisk del til afklaring
Adgang til systemerne (VPN/Citrix)
Nødvendige rettigheder i systemerne
Koordinering med kontaktpersoner (faglig/teknisk)
Databasens type/størrelse (f.eks. Oracle/721 gigabyte)
Definition af eksporthukommelse/delt hukommelse
Systemversion/-navn
Koordinering af backupprocesser
... og meget mere
Forretningsdel til afklaring
Diskussion/aftale/skærmoptagelser af de krævede standardrapporter, f.eks. balance, prøvesaldo, salgsordre
Diskussion / aftale / skærmoptagelser af yderligere rapporter
... og meget mere
Trin 2
Arkiveringsprojektet
Når systemanalysen er udført med succes, spørger du dig selv, om du vil starte projektet. Når du har besluttet dig for et projekt, vil der være et kickoff-møde, hvor dit team lærer vores erfarne projektleder at kende. På dette kickoff-møde vil der blive stemt om følgende punkter:
Det er vigtigt for os, at vi belaster dine ressourcer så lidt som muligt, når vi arkiverer. Følgende emner vil blive diskuteret under kickoff.
Introduktion af alle deltagere
Adgang til netværket
Præsentation af procesmodellen
Koordinering af en projektplan
Adgang til systemet
Koordinering af en ugentlig jour fix
Adgang til databasen
og meget mere...
Efter kickoff-mødet starter projektet. På grund af vores store erfaring kan vi også støtte dig, hvis du sidder fast et par steder. Følgende væsentlige milepæle er en del af projektets realisering. Hver milepæl er underlagt kvalitetssikring.
Adgang til systemet
Opsætning af webadressen eller VPN-adgangen
Dataeksportprotokol /hash-værdier
Brugeruddannelse
Dataoverførsel
Dokumentation af hele projektet
Import af data
Koordinering med revisorer/revisorer
Oprettelse af prøver
Oprettelse af de bestilte synspunkter/rapporter
og meget mere...
Afhængigt af kompleksiteten varer et projekt 2-6 måneder. Vi hjælper dig også gerne med at koordinere med din virksomhed eller revisorer.
TRIN 3
Afhentning og nedlukning
Det sidste trin er klientaccept. Klienten vil evaluere sager og kontrollere den komplette log og dokumentation. Hvis alt er korrekt, modtager klienten en acceptrapport fra os og kan slukke for deres system, da alle de nødvendige oplysninger derefter kan gennemgås og arkiveres korrekt i ViewBox. Fra det øjeblik er risiciene ved det gamle system nedlagt, og klienten begynder at spare penge (vedligeholdelse / elektricitet / personale). Selv efter accept tilbyder vi support, når en revision annonceres, eller hvis der er behov for yderligere uddannelse på grund af et skift af medarbejdere.
Løsning: ViewBox fra AvenDATA -
Adgang til alle relevante data uden yderligere
drift af det ældre system
ViewBox-software er tilgængelig for dig hver dag som et research-systemtil dine ældre data,der er en del af en cloud- eller lokal løsning. Den bedste måde at se nærmere på ViewBox er at klikke på følgende knap.
AvenDATA
effektivitet gennem erfaring
Teamet af specialister i AvenDATA har mere end 18 års erfaring med arkivering og fjernelse af ældre systemer. Den viden omfatter mere end 250 systemer – fra SAP over Oracle Financial til Navision. AvenDATA GmbH med hovedkontor i Berlin blev grundlagt i 2003 som et spin-off af det berømte revisions- og skattekonsulentfirma Mazars GmbH & Co., KG. På grund af den internationale brug af AvenDATA-tjenesterne kan selv tværnationale krav opfyldes problemfrit. Mere end 3.100 kunder verden over har stolet på AvenDATA GmbH’s resultater siden grundlæggelsen.
ARKIVERING AF SOFTWARE
Bred vifte af systemer arkiveret
Generel forordning
om databeskyttelse (GDPR)
Vi har betragtet alt selv
som 'retten til at blive glemt'.
ViewBox er allerede i overensstemmelse med
nye EU-GDPR.
Fra den 25. maj 2018 er databeskyttelsesloven (GDPR) fra Den Europæiske Union (EU) også gyldig i Tyskland. De væsentlige nyskabelser omfatter “retten til at blive glemt”, som indebærer sletning af krav fra berørte personer direkte på opbevaringsstedet. Med ViewBox kan sådanne data gøres uigenkendelige i EU-GDPR’s forstand. Virksomhederne vil desuden få en udvidet regnskabspligt for håndtering af data. Og i tilfælde af risikobelyst databehandling skal der foretages en »efterfølgende vurdering af databeskyttelsen« efter visse kriterier. I modsætning til andre systemer, med ViewBox fra AvenDATA – er du forberedt på disse nye juridiske grundlæggende krav meget godt.
