Unternehmenszu- und -verkäufe
(Mergers & Acquisitions)

Du siehst dich im Zuge eines Unternehmenszukaufs demnächst mit der Anforderung konfrontiert, ein System zu archivieren? Mit unserer Archivlösung ViewBox bist du bestens darauf vorbereitet und kannst dich entspannt zurücklehnen, während wir deine Daten aus dem Altsystem für dich archivieren.

Die ViewBox von AvenDATA bietet dir eine effiziente, flexible Lösung für die Archivierung von Daten aus Altsystemen.

Damit ist nicht nur die Vergangenheit deines Unternehmens „in sicheren Händen“, sondern auch die Zukunft. Denn die ViewBox erfüllt die gesetzlichen Anforderungen des aktuellen EU- Datenschutzgesetzes, und gleichzeitig bietet sie eine standardisierte Basis, die weitere mögliche M&A-Deals erheblich erleichtert.
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Was passiert, wenn du dich für uns entscheidest?

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SCHRITT 1

Systemanalyse

Als Erstes findet eine Systemanalyse statt. Es geht darum, einschätzen zu können, wie viel Zeit wir für die Archivierung benötigen und welche Kosten für dich entstehen. Das Ergebnis der Systemanalyse ist dann immer ein Festpreisangebot, welches du akzeptieren oder auch ablehnen kannst. Die Systemanalyse ist komplett kostenlos. In der Regel dauert diese Analyse 90 Minuten und setzt sich aus zwei Teilen zusammen:

Technischer Teil

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Zugang zu den Systemen (VPN/Citrix ...)

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erforderliche Rechte in den Systemen

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Abstimmung der Kontaktpersonen (fachlich/technisch)

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Typ/Größe der Datenbank (z. B. Oracle / 721 Gigabyte)

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Definition von Exportspeicher / shared Speicher

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Systemversion/Name

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Koordinierung der Back-up-Prozesse

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... und noch ein wenig mehr

Inhaltlicher Teil

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Besprechung/Abstimmung/Screenshots der erforderlichen Standardauswertungen

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Diskussion/Abstimmung/Bildschirmaufzeichnungen von zusätzlichen Auswertungen

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... und noch ein wenig mehr

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SCHRITT 2

Das Archivierungsprojekt

Nachdem die Systemanalyse erfolgreich durchgeführt wurde, geht es darum, ob du das Projekt umsetzen willst. Wenn du dich dann für unser Angebot entschieden hast, findet zunächst ein Kick-off-Meeting statt, in dem dein Team unseren erfahrenen Projektleiter kennenlernt und grundlegende Punkte miteinander abgestimmt werden.
Uns ist wichtig, dass wir eure Ressourcen im Rahmen der Archivierung so wenig wie möglich belasten. Folgende Themen werden im Rahmen des Kick-offs besprochen:
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Vorstellung aller Teilnehmer

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Zugänge zum Netzwerk

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Vorstellung des Vorgehensmodells

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Abstimmung eines Projektplans

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Zugänge zum System

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Abstimmung eines wöchentlichen Jour fixe

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Zugänge zur Datenbank

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und noch ein wenig mehr …

Nach dem Kick-off-Meeting startet das Projekt. Aufgrund unserer umfangreichen Erfahrung können wir dich auch unterstützen, wenn es an einigen Stellen klemmt. Die nachstehenden wesentlichen Meilensteine sind Bestandteil der Projektrealisierung (jeder Meilenstein unterliegt einer eigenen Qualitätssicherung):
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Zugriff auf das System

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Erstellung der beauftragen Views/Reports

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Datenexportprotokoll/Vollständigkeit/Hashwerte

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Einrichtung der Webadresse oder des VPN-Zugangs

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Datentransfer

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Schulung Archivierungssoftware Viewbox

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Datenimport

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Dokumentation des gesamten Projekts

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Erstellung von Stichproben

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Abstimmung mit Wirtschaftsprüfern/Auditoren

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und noch ein wenig mehr …

Ein Projekt dauert je nach Komplexität 2 bis 6 Monate. Wir unterstützen dich auch gern in der Abstimmung mit deinen Wirtschaftsprüfern, Auditoren und anderen.
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SCHRITT 3

Abnahme und Abschaltung

Im letzten Schritt findet dann die Abnahme durch euch statt. Dabei werdet ihr die Archivierung wahrscheinlich anhand von Stichproben testen sowie das Vollständigkeitsprotokoll und die Dokumentation prüfen. Des Weiteren stellen wir dir gern auch alle unsere Stichproben zur Verfügung. Damit verfügst du bereits über ein umfangreiches Set an Testdaten. Ist dann so weit alles stimmig, erhältst du von uns ein Abnahmeprotokoll und kannst dein System abschalten – nun sind ja alle notwendigen Informationen über die ViewBox abrufbar und ordnungsgemäß archiviert. Ab diesem Moment fallen die Risiken des Altsystems weg und du fängst an, Geld zu sparen (Wartung, Strom, Personal etc.). Auch nach der Abnahme sind wir selbstverständlich über unseren Support weiter für dich da. Wir unterstützen dich, beispielsweise wenn sich eine Prüfung ankündigt oder wenn es noch mal einer Schulung bedarf, bedingt etwa durch Mitarbeiterwechsel.
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viewbox Archivierungssoftware

ViewBox by AvenDATA - Damit alle Daten dort sind, wo sie hingehören.

Ob in Form einer On-Premise Bereitstellung in Ihrem Rechenzentrum oder als sichere Cloud- Hosting Lösung – nach ISO 27001, ISO 9001 und ISO 50001 zertifiziert. Mit der ViewBox Software von AvenDATA kannst Du ein lokales oder globales Archiv für alle Arten von Altanwendungen aufbauen.

Ermögliche den effizienten und sicheren Zugriff auf alle relevanten Daten auch nach der Übernahme eines Unternehmens

Bei einer Unternehmensübernahme wird in der Regel nur ein Teil eines ERP-Systems in das neue gemeinsame ERP-System der Gruppe oder des führenden Unternehmens übernommen. Dabei handelt es sich z.B. um die Daten der letzten zwei Jahre oder der offenen Prozesse. Darüber hinaus gibt es aber auch bestimmte Aufbewahrungsfristen, die ein Unternehmen einhalten muss. In Deutschland sind das zum Beispiel zehn Jahre für die steuerlich relevanten Daten; je nach Anforderungen der Branche gibt es auch deutlich längere Fristen, zum Beispiel für die Nachverfolgung von Chargen. Was macht man nun mit den restlichen Daten? Schließlich sollen diese in den meisten Fällen nicht in das neue ERP übernommen werden. Einer der Gründe dafür wäre, dass die Daten noch persönliche Informationen über die Mitarbeiter enthalten, die durch die Übernahme nicht mehr in der neuen Unternehmenskonstellation beschäftigt sind. Wie kann man diese Datenmengen, die zwar rechtlich relevant, aber technisch für das Unternehmen nicht nutzbar sind, revisionssicher archivieren?
effizienter und sicherer Zugriff auf alle relevanten Daten
VORTEILE UND FEATURES

Vorteile der ViewBox

FESTPREIS

Jedes unserer Archivierungsprojekte basiert auf einem Festpreis, der dir die notwendige Planungs- und Budgetgrundlage bietet. Der Festpreis beinhaltet die Migration und den laufenden Betrieb.

UNTERNEHMENSZU- UND -VERKÄUFE

Die ViewBox kann nicht nur für die Stilllegung von Systemen eingesetzt werden, sondern auch für Carve-outs, die aufgrund von Firmenübernahmen erforderlich sind.

EINSPARUNG VON IT-RESSOURCEN

Durch die Stilllegung von Altsystemen werden interne Ressourcen freigesetzt, die nun wieder für produktive Systeme oder andere Projekte genutzt werden können. Diese belasten die internen Ressourcen nicht weiter.

ALTSYSTEM ABSCHALTEN

Das Hauptziel der Archivierung ist es, das Altsystem anschließend abschalten zu können. Dies bezieht sich nach einem Projekt mit uns sowohl auf die Applikation als auch auf den alten Server und die alte Datenbank.

DOKUMENTATION

Zu jedem Archivierungsprojekt erhältst du von uns eine Verfahrensdokumentation, die die wesentlichen Nachweise für die interne Revision und die Wirtschaftsprüfer dokumentiert. Sie berücksichtigt die Nachweise für Datenintegrität, Datenvollständigkeit und Revisionssicherheit.

MEHRMANDANTENFÄHIGKEIT

Die Archivierungssoftware ist mandantenfähig und kann somit für verschiedene Mandanten und Systeme unterschiedlichster Hersteller eingesetzt werden. Du bist in der Lage, ein Archiv für alle deine Altsysteme aufzubauen.

Archivierung und entfernung von altsystemen

AvenDATA:
Effizienz durch Erfahrung

Das Spezialistenteam von AvenDATA verfügt über mehr als 18 Jahre Erfahrung in der Archivierung und Ablösung von Altsystemen. Das Know-how umfasst über 250 Systeme – von SAP über Oracle Financial bis hin zu Navision. Die AvenDATA mit Hauptsitz in Berlin wurde 2003 als Spin-off der renommierten Steuerberatungsgesellschaft Mazars GmbH & Co. KG (www.mazars.de) gegründet. Durch den internationalen Einsatz der AvenDATA können auch grenzüberschreitende Anforderungen problemlos erfüllt werden. Mehr als 3500 Kunden weltweit vertrauen seit der Gründung auf die Leistungen der AvenDATA.
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Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO)

Perfekt vorbereitet: Die ViewBox ist konform mit der europäischen DSGVO.

Seit dem 25. Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union in Deutschland. Zu den wesentlichen Neuerungen gehörte auch das „Recht auf Vergessen“, das die Löschungsansprüche der Betroffenen direkt bei der speichernden Stelle impliziert. Mit der ViewBox können solche Daten im Sinne der DSGVO unkenntlich gemacht werden. Unternehmen bekommen zusätzlich eine erweiterte Rechenschaftspflicht für den Umgang mit Daten. Und im Falle einer risikobehafteten Datenverarbeitung muss eine „Datenschutz-Folgeabschätzung“ nach bestimmten Kriterien durchgeführt werden. Mit der ViewBox von AvenDATA bist du – anders als bei anderen Systemen – auf diese neuen gesetzlichen Grundanforderungen bestens vorbereitet.