Fusions et acquisitions
Avec notre solution d’archivage Viewbox, vous êtes bien préparé et vous pouvez vous détendre pendant que nous archivons vos données du système hérité.
La ViewBox d'AvenDATA offre
une solution efficace et flexible pour l'archivage des données dans les anciens systèmes.
Avec la solution ViewBox d’AvenDATA, le passé et l’avenir de votre entreprise sont sécurisés. La raison de cette sécurité réside dans le fait que ViewBox répond aux exigences légales de la nouvelle loi européenne sur la protection des données. En outre, elle offre également une base normalisée à votre entreprise, ce qui vous permet de réaliser rapidement d’éventuelles fusions et acquisitions.
Que se passe-t-il si vous décidez pour nous ?
Étape 1
Analyse du système
La première étape du processus est l’analyse du système. Il s’agit d’une étape cruciale dont le but est d’estimer la durée de l’archivage de votre système hérité. Cette étape permet également de calculer le coût, qui est un autre élément essentiel de la prise de décision et de la planification. Le résultat de l’analyse du système est toujours une offre de prix fixe. Vous pouvez soit accepter, soit refuser cette offre. En général, l’analyse du système dure environ 90 minutes. L’analyse du système est divisée en deux parties :
Partie technique à clarifier
l'accès au(x) système(s) (VPN/Citrix ...)
les droits requis pour le(s) système(s)
coordination de la ou des personnes de contact (professionnelles et/ou techniques)
type/taille de la base de données (par exemple, Oracle/721 gigaoctets)
définition de la mémoire d'exportation/mémoire partagée
version/nom du système
la coordination des processus de sauvegarde
... et d'autres encore
Partie commerciale à clarifier
discussion/accord/enregistrement sur écran des rapports standard requis, par exemple, bilan, balance de vérification, commande de vente, etc.
discussion / accord / enregistrements d'écran du ou des rapports supplémentaires
... et d'autres encore
Étape 2
Le projet d'archivage
Une fois l’étape d’analyse du système terminée avec succès, vous devez décider de lancer le projet avec nous. Une fois la décision prise de lancer le projet, une réunion de lancement sera organisée. Au cours de cette réunion, votre équipe s’habituera à notre chef de projet expérimenté. Il est important pour nous de vous décharger de vos ressources pendant que nous effectuons le processus d’archivage.
Points de discussion lors de la réunion de lancement
Présentation de tous les participants
Accès au réseau
Présentation du modèle de processus
Coordination d'un plan de projet
Accès au système
Coordination des réunions hebdomadaires de Jour Fixe
Accès à la base de données
Autres points selon les besoins
Le projet démarre après la réunion de lancement. Notre équipe d’experts peut également vous aider si vous êtes bloqué à un moment donné du projet.
Les étapes suivantes font partie de la réalisation du projet.
Accès au système
Configuration de l'adresse web ou de l'accès VPN
Protocole d'exportation des données/valeurs
de Formation du ou des utilisateurs
Transfert de données
Documentation de l'ensemble du projet
Importation de données
Coordination avec les comptables/auditeurs
Création des données de test
Création des vues commandées/extraction et importation de fichiers de documents tels que les factures pdf, les bons de livraison, etc.
Plus de points selon le(s) besoin(s)
- Chaque étape assure son propre processus d'assurance qualité.
- Le projet a une durée de 3 à 6 mois, cette durée dépendant de la complexité de la situation.
- Vous pouvez être rassuré car nos équipes respectives vous fourniront également un soutien en matière de comptes/audits.
Étape 3
Test d'acceptation par l'utilisateur - Transfert du projet
Votre acceptation assure la dernière étape de ce processus. Après l’acceptation, vous testerez les échantillons, contrôlerez le certificat d’intégralité et vérifierez la documentation. En outre, nous vous fournirons également des échantillons de nos projets pour que vous puissiez les examiner. Ainsi, vous disposerez de données d’essai complètes.
Si tout se déroule comme prévu, vous recevrez alors un rapport de réception de notre part. À ce stade, vous pouvez arrêter votre ou vos systèmes. Vous constaterez alors que toutes les informations nécessaires peuvent être examinées dans le ViewBox pour être archivées de la meilleure façon possible.
Vous vous sentirez libre et détendu, car les risques liés aux systèmes hérités n’auront plus d’incidence sur votre entreprise. Désormais, l’entreprise commencera à économiser de l’argent dans les différents départements comme la maintenance, l’électricité, les frais de personnel, etc.
Nous sommes toujours là pour vous avec nos services de soutien. Cet engagement est valable même après votre phase d’acceptation. Vous serez entièrement soutenu par nous, par exemple, nous étendrons notre soutien lorsqu’un audit est annoncé, ou si une formation complémentaire est nécessaire, ou encore un suivi dû au changement d’un employé ou d’un groupe d’employés.
ViewBox d'AvenDATA -
Pour que toutes les données soient à leur place.
Avec le logiciel ViewBox d’AvenDATA, vous pouvez fournir une archive globale pour votre ancien système SAP. Le processus peut être mené à bien dans les deux cas, à savoir un stockage sur site dans vos bureaux ou une solution d’hébergement sécurisée dans le nuage. La solution d’AvenDATA est certifiée ISO 27001, ISO 9001 et ISO 50001.
Permettre un accès efficace et sécurisé aux données pertinentes après le rachat de la société
En cas de reprise, une partie du système ERP est généralement transférée dans le nouveau système ERP commun de l’entreprise leader. Il s’agit par exemple des données des deux dernières années ou des données des processus ouverts. En outre, l’entreprise doit vérifier les délais de conservation. En Allemagne, par exemple, la période de conservation des données fiscales est de 10 ans. En outre, en fonction des exigences de la branche, les périodes de conservation peuvent être beaucoup plus longues (par exemple pour le traçage des charges).
La principale préoccupation concerne l’utilisation des données restantes. Dans la plupart des cas, ces données ne doivent pas être intégrées dans le nouveau système ERP. Par exemple, que se passe-t-il si les données contiennent encore des informations personnelles sur les employés. Ces derniers ne sont plus employés par la nouvelle société en raison du rachat. Maintenant, que faire de ces données qui sont juridiquement pertinentes mais techniquement inutiles pour l’entreprise ?
Avantages de ViewBox
PRIX FIXE
Chacun de nos projets d'archivage est basé sur un prix fixe, ce qui vous permet d'effectuer la planification et la budgétisation nécessaires. Le prix fixe comprend la migration et les coûts permanents.
FUSIONS ET ACQUISITIONS
Le ViewBox peut être utilisé non seulement pour la mise hors service de systèmes, mais aussi pour les carve-outs nécessaires en raison d'acquisitions d'entreprises.
ÉCONOMISER VOS RESSOURCES INFORMATIQUES
La mise hors service des systèmes hérités, permet de libérer des ressources internes, qui peuvent être utilisées pour des systèmes productifs ou d'autres projets. Par conséquent, vos ressources internes ne sont plus sollicitées.
METTRE HORS SERVICE LE SYSTEME HERITÉ
L'objectif principal de l'archivage est de pouvoir ensuite procéder à la mise hors service du système hérité. Dans le cadre d'un projet réalisé avec nous, il s'agit de l'application sur l'ancien serveur et l'ancienne base de données.
DOCUMENTATION
Pour chaque projet d'archivage, vous recevez une documentation de projet qui sert de preuve essentielle pour l'audit interne et les auditeurs. Elle prend en compte les preuves de l'intégrité des données, de l'exhaustivité des données et de la sécurité de l'audit.
CAPACITÉ MULTI-CLIENTS
Le logiciel d'archivage est multi-client et peut donc être utilisé pour différents clients et systèmes provenant d'un large éventail de fabricants. Vous êtes en mesure de constituer une archive pour tous vos systèmes hérités.
AvenDATA : Une grande expérience au service de l'efficacité
AvenDATA, fondée en 2003 en tant que spin-off de la célèbre société d’audit et de conseil fiscal Mazars GmbH & Co. KG (www.mazars.de) est devenue l’un des principaux fournisseurs dans le domaine de l’archivage de systèmes hérités et de la mise hors service de systèmes hérités.
Le groupe AvenDATA est présent dans le monde entier. Son siège social est à Berlin et il possède des bureaux à Budapest, Mumbai et New York. AvenDATA compte plus de 600 projets d’archivage avec plus de 250 applications provenant de différents fournisseurs. L’entreprise a une expérience globale de plus de 18 ans. Elle dispose d’une équipe de plus de 180 experts qui sont la principale force motrice du succès des solutions d’archivage pour les clients internationaux.
AvenDATA fournit des services spécialisés tels que la mise hors service d’applications IT, le carve-out, la mise hors service de systèmes, SAP HANA, la liquidation/insolvabilité et les fusions et acquisitions, pour n’en citer que quelques-uns. Les clients attendent avec impatience les solutions à venir pour archiver les systèmes hérités avec AvenDATA.
Règlement général sur la protection
des données
(RGPD)
Nous avons tout envisagé, même le "droit à l'oubli".
ViewBox est conforme au nouveau règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (EU-GDPR). Le GDPR indique comment les données personnelles doivent être collectées, traitées et effacées.
La loi sur le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne (UE) est également valable en Allemagne depuis le 25 mai 2018. Les mises à jour essentielles comprennent le « droit à l’oubli ». Par conséquent, dans certaines situations, le droit de faire supprimer des informations privées sur une personne des recherches sur Internet et autres répertoires.
ViewBox est conforme aux lignes directrices de l’UE-GDPR, qui prévoient que ces données peuvent être rendues anonymes. Les entreprises se verront également attribuer une responsabilité accrue pour le traitement de ces données. En outre, dans le cas d’un traitement de données à risque, une « évaluation de l’impact sur la protection des données » doit être effectuée sur la base d’un certain critère. ViewBox d’AvenDATA vous prépare à tous ces types d’exigences nouvelles et légales fondamentales grâce à un savoir-faire complet en matière de conformité légale.
