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La gestión de documentos ahora está simplificada

By Avendata | February 18, 2022
Document Management is now Simplified by AvenDATA
El Viewbox proporciona la funcionalidad de documentación (Biblioteca de documentación) que ayuda a nuestros clientes a administrar y compartir de forma segura sus documentos dentro de la organización en función de los derechos, el sistema, el idioma y los permisos.

Los usuarios con derechos de administrador pueden cargar diferentes tipos de documentos, como zip, doc, jpeg, pdf, csv, etc. Además, el administrador puede restringir la visibilidad de los documentos según los permisos seleccionados. Los usuarios estándar no podrán cargar documentos, pero pueden obtener una vista previa o descargar los documentos compartidos.

Para acceder y organizar los documentos de forma lógica, el Viewbox almacena los documentos en carpetas y subcarpetas. Los usuarios estándar pueden obtener una vista previa y descargar los archivos cargados. El panel de documentación ayuda al cliente a buscar los archivos de manera efectiva debido a la disposición de la estructura de árbol. Los documentos se organizan de manera acumulativa, por lo que es fácil acceder a ellos y administrarlos.
La biblioteca de documentación no solo permite compartir documentos con usuarios estándar, sino también con otros administradores. Filtrar documentos relevantes es muy fácil gracias a la búsqueda, la paginación y la estructura de carpetas anidadas. Además, con eso, los archivos también se administran en función de los idiomas. Además, para facilitar la carga de documentos, ofrece la posibilidad de realizar cargas masivas. El administrador puede cargar a la vez alrededor de 10 documentos, la única restricción es el tamaño del archivo. Cada tamaño de archivo debe ser inferior o igual a 100 MB.
La opción de revisión es solo para archivos pdf, por lo que los usuarios pueden obtener una vista previa de todos los archivos pdf en el cuadro de visualización. El resto de los documentos solo se pueden descargar. Los usuarios administradores también pueden eliminar el documento en cualquier momento. Deben ir al panel de documentación y autentificarse. Después de la verificación, los usuarios administradores pueden eliminar los archivos cargados y también pueden cargar archivos nuevos desde el tablero. En el tablero, el administrador también puede ver todos los detalles de los archivos, como el tipo de permiso, el idioma, la fecha de carga, la hora, los derechos, etc. Los usuarios no podrán ver la funcionalidad de la documentación si no se comparte ningún documento con ellos. En ese caso, la sección del documento no será visible. Mientras que para los administradores, la función de documentación siempre estará visible y accesible.
Para resumir la estructura en árbol de la documentación, tenemos un sistema de jerarquía de dos niveles donde en la primera capa habrá carpetas y en el segundo nivel habrá subcarpetas. Al cargar documentos, los usuarios deberán crear una nueva carpeta o elegir entre la carpeta existente. Después de las subcarpetas, el usuario puede seleccionar de la subcarpeta existente de la carpeta seleccionada si están disponibles o crear nuevas subcarpetas. Después de seleccionar o crear carpetas y subcarpetas, el administrador puede seleccionar los permisos, derechos y archivos. Como se mencionó anteriormente, los usuarios pueden cargar 10 archivos a la vez. Después de seleccionar los archivos, los documentos se almacenan y, según el permiso, los derechos serán visibles para todos los demás usuarios.
Los usuarios estándar sólo tendrán derechos para ver y descargar los archivos cargados solo si se comparten con ese usuario. De esta misma manera, los usuarios estándar no pueden acceder a ninguna otra funcionalidad de la biblioteca de documentación.
FAQ

La funcionalidad de Documentación en Viewbox permite a los usuarios administrar y compartir documentos de forma segura dentro de la organización, estableciendo permisos y derechos. Además, ofrece opciones para cargar varios tipos de documentos, organizarlos en carpetas y subcarpetas, y facilita la búsqueda y administración de archivos.

Los usuarios con derechos de administrador tienen la capacidad de cargar documentos en Viewbox. Los usuarios estándar no pueden cargar documentos, pero pueden obtener una vista previa o descargar los documentos compartidos.

Los documentos se organizan en carpetas y subcarpetas para facilitar el acceso y la gestión. Esto se logra mediante una estructura de árbol acumulativa que permite una organización lógica de los archivos.

La Biblioteca de Documentación en Viewbox ofrece características de búsqueda, paginación y estructura de carpetas anidadas que facilitan la localización de documentos relevantes. Además, los archivos también se pueden administrar en función de los idiomas.

Sí, los administradores pueden realizar cargas masivas de documentos en Viewbox, permitiendo cargar alrededor de 10 documentos simultáneamente. La única restricción es el tamaño del archivo, que debe ser inferior o igual a 100 MB por archivo.

La opción de revisión solo se aplica a archivos PDF, lo que permite a los usuarios obtener una vista previa de todos los archivos PDF en el cuadro de visualización. Otros tipos de documentos se pueden descargar, pero no se pueden revisar directamente en Viewbox.

Los usuarios estándar solo podrán ver y descargar los archivos cargados si se comparten específicamente con ellos. No tienen acceso a otras funcionalidades de la Biblioteca de Documentación a menos que se compartan documentos con ellos.