Una gestione dei documenti semplificata
By Avendata | February 18, 2022
ViewBox di AvenDATA dispone di una funzione di libreria di documentazione avanzata. Questa funzione consente ai nostri clienti di gestire e condividere in modo sicuro i loro documenti in base a diritti, sistemi, lingue e autorizzazioni all’interno dell’organizzazione. Attraverso la Libreria della Documentazione, gli amministratori, gli utenti dell’organizzazione e i clienti possono condividere i documenti archiviati.
Gli utenti con diritti di amministrazione gestiscono i diritti di accesso e i contenuti degli altri utenti e possono caricare diversi tipi di documenti, tra cui zip, doc, jpeg, pdf, csv e altri formati. Gli amministratori possono limitare la visibilità dei documenti in base ai permessi selezionati. Gli utenti standard non possono caricare documenti, ma possono visualizzarli in anteprima o scaricarli.
ViewBox archivia tutti i documenti in cartelle e sottocartelle per rendere l’accesso e l’organizzazione dei documenti il più intuitivo possibile. La dashboard della documentazione supporta i clienti nella ricerca efficace dei file all’interno della struttura ad albero logica. I documenti sono disposti in modo pieghevole, il che facilita ulteriormente l’accesso e la gestione. Funzioni come la ricerca, la paginazione e la struttura a cartelle annidate rendono la ricerca facile e la Libreria della Documentazione uno strumento utile in ogni reparto IT.
In aggiunta alla struttura delle cartelle, i file vengono gestiti in base alle lingue utilizzate. È disponibile una funzione per il caricamento di massa dei documenti, grazie alla quale gli amministratori possono caricare circa 10 documenti alla volta, a seconda delle dimensioni. La dimensione del file per ogni documento in questo caso non deve superare i 100 MB.
È inoltre disponibile una funzione di controllo, ma solo per i file PDF. Gli utenti possono visualizzare l’anteprima di tutti i file PDF nel ViewBox. Mentre per tutti gli altri documenti è disponibile la funzione di download. Anche gli utenti amministratori possono rimuovere i documenti in qualsiasi momento. A tal fine, devono richiamare la dashboard della documentazione e autenticarsi. Dopo la verifica, gli utenti admin possono cancellare i file caricati o caricarne di nuovi a piacimento nella dashboard.
Nella dashboard, gli amministratori possono anche visualizzare i dettagli dei file, ad esempio il tipo di autorizzazione, la lingua, la data di caricamento, l’ora, le autorizzazioni, ecc. Gli utenti standard non possono vedere l’area dei documenti se non è stato ancora rilasciato alcun documento per loro. Invece, per gli amministratori, la Biblioteca di documentazione è accessibile in modo permanente.
Per avere una rapida panoramica della documentazione sulla struttura ad albero, ViewBox ha un sistema gerarchico a due livelli con cartelle e sottocartelle su due livelli. Al momento del caricamento dei documenti, è necessario creare una nuova cartella o selezionare una cartella esistente. Nella fase successiva, la sottocartella appropriata viene selezionata o creata ex novo.
In seguito alla selezione o alla creazione di cartelle e sottocartelle, l’amministratore può selezionare i permessi, i diritti e i file necessari per gli utenti. Ogni utente può caricare fino a 10 file. Dopo aver selezionato i file, i documenti vengono salvati e, a seconda delle impostazioni, i permessi diventano visibili a tutti gli altri utenti.
Gli utenti standard possono visualizzare o scaricare i file caricati solo se hanno una condivisione del file. Al di là di questi diritti limitati, gli utenti standard non hanno accesso ad altre funzioni della libreria di documentazione.
