¿Qué costes ocultos esconden los sistemas heredados?
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Experto en sistemas heredados
y Director General de AvenDATA
y Director General de AvenDATA
En muchas corporaciones siguen funcionando silenciosamente en segundo plano ecosistemas heredados que hace tiempo deberían haber sido desconectados pero que supuestamente todavía se necesitan aún no se han migrado por completo o deben permanecer disponibles para casos de emergencia Ya se trate de un antiguo ecosistema ERP una solución financiera obsoleta una herramienta sectorial de desarrollo propio o un sistema de recursos humanos desfasado mientras un ecosistema heredado siga operativo en algún lugar corporativo seguirá generando costes Y no precisamente pocos
Lo que muchos directores de tecnología y responsables de negocio no tienen en cuenta es que los costes reales de los ecosistemas obsoletos no suelen reflejarse en los presupuestos visibles sino en una multitud de gastos ocultos riesgos operativos y retención de recursos estratégicos que se acumulan a lo largo de los años
Costes ocultos de licencias y operaciones
Incluso cuando un ecosistema heredado ya no se utiliza productivamente sigue generando costes de licencias ya sea por contratos de mantenimiento vigentes licencias de usuario o software de terceros que debe mantenerse únicamente por el ecosistema obsoleto Los ecosistemas ERP antiguos resultan especialmente costosos ya que sus modelos de licencias suelen estar vinculados al uso productivo incluso cuando solo se requiere acceso de lectura Lo mismo ocurre con las bases de datos que se licencian según modelos de CPU o usuarios nominales incluso si solo sirven para almacenar datos de ecosistemas heredados
Asimismo los sistemas de gestión de contenido corporativo ECM y de archivado que originalmente se implementaron para el almacenamiento seguro para auditorías pueden haber quedado obsoletos y generar elevados costes operativos mientras deban seguir funcionando para procesos heredados aislados Los modelos de licencias de estos ecosistemas suelen haber crecido históricamente son difíciles de cancelar y su modificación requiere un enorme esfuerzo En estos casos el gasto económico ya no guarda ninguna proporción con el beneficio real obtenido
A esto se suman los costes de infraestructura espacio en el centro de datos recursos de virtualización capacidad de almacenamiento y copias de seguridad que se mantienen exclusivamente para este fin Incluso si el uso es mínimo la disponibilidad continua genera gastos de energía costes de climatización y desgaste del hardware En los entornos en la nube los ecosistemas heredados pueden generar los denominados costes zombi máquinas virtuales bases de datos o almacenamiento de objetos que no se utilizan activamente pero que generan facturas de forma continua
Mantenimiento y propensión a errores la inestabilidad como factor de coste
El software obsoleto a menudo ya no puede mantenerse ya sea porque el fabricante ha suspendido el soporte oficial o porque falta el conocimiento experto y la documentación necesaria Cuando se produce un error técnico cada análisis consume una cantidad de tiempo desproporcionada En caso de caída del ecosistema es necesario desarrollar soluciones alternativas manuales o extraer los datos con gran dificultad La consecuencia directa pérdidas de productividad escalados corporativos y soluciones de emergencia Todo esto inmoviliza valiosos recursos internos y a menudo genera altísimos costes de servicios externos Cuanto más antiguo es el ecosistema mayor es la probabilidad de sufrir problemas de compatibilidad con el nuevo hardware los sistemas operativos o las soluciones de ciberseguridad De este modo las empresas caen en una dependencia tecnológica de componentes obsoletos con consecuencias económicas incalculables
Retención de personal y dependencia del conocimiento experto
Un aspecto que a menudo se subestima es que, mientras los ecosistemas heredados sigan funcionando, se requiere personal que los conozca a la perfección. En muchos casos se trata de especialistas individuales o antiguos miembros del proyecto que todavía saben cómo manejarlos. Este conocimiento a menudo no está documentado, es difícil de transferir y está fuertemente vinculado a personas concretas. Esto crea una dependencia latente, lo que supone un riesgo corporativo considerable, especialmente en tiempos de escasez de talento cualificado o de oleadas de jubilaciones. Los nuevos profesionales de la tecnología también deben familiarizarse con la plataforma, lo que en el caso de ecosistemas antiguos sin material de formación ni soporte funcional resulta ser un proceso extremadamente lento. La consecuencia directa son elevados esfuerzos operativos internos sin ningún beneficio productivo real.
Riesgo de ciberseguridad en ecosistemas heredados Costes derivados de las ciberamenazas
Otro punto verdaderamente crítico es la seguridad de la información. Por lo general, los ecosistemas heredados ya no disponen de actualizaciones de seguridad recientes, utilizan técnicas de cifrado obsoletas o interfaces inseguras, y a menudo la protección de acceso es rudimentaria o directamente inexistente. La protección de estos sistemas genera un enorme esfuerzo operativo, ya sea mediante la segmentación dedicada de la red corporativa, el establecimiento de reglas de cortafuegos, la implementación de sistemas de monitorización adicionales o la realización de procesos de auditoría interna. Como alternativa se acepta el riesgo, asumiendo consecuencias corporativas potencialmente catastróficas en caso de emergencia, como la pérdida masiva de datos, ataques de ransomware o graves violaciones de las normativas de privacidad como el RGPD. Incluso si no ocurre ningún incidente de seguridad, la simple necesidad de realizar auditorías periódicas en un ecosistema que ya no se utiliza inmoviliza capacidades estratégicas y genera costes corporativos completamente innecesarios.
Responsabilidades poco claras y retrasos en los proyectos
Con frecuencia, mantener operativo un ecosistema heredado provoca también graves retrasos estratégicos. Mientras el sistema siga activo, se construyen nuevos procesos a su alrededor, se mantienen vivas interfaces de forma artificial o se pospone la innovación. Como consecuencia, las corporaciones se bloquean a sí mismas, ya sea al migrar a plataformas modernas, al implantar nuevas soluciones de inteligencia de negocio o al automatizar procesos. El panorama tecnológico corporativo permanece complejo, fragmentado y hostil a la innovación, con efectos negativos a largo plazo sobre la competitividad.
Conclusión estratégica: Los sistemas desconectados generan menos esfuerzo operativo que los equipos obsoletos activos
Quien no desconecta y archiva a tiempo los ecosistemas heredados, paga el precio con sobrecostes ocultos pero considerables en licencias, energía, mantenimiento, medidas de seguridad y retención de personal. A esto se suman los frenos estratégicos y los altos riesgos tecnológicos. La solución reside en el archivado profesional corporativo. Se extraen los datos y documentos, se aseguran en estricto cumplimiento legal y se hacen permanentemente accesibles a través de un sistema de archivado independiente, sin heredar las cargas técnicas, financieras y de seguridad del ecosistema original. Este tipo de archivado no solo es mucho más rentable que continuar con la operativa, sino que además genera seguridad jurídica, libera valiosos recursos del departamento de tecnología y permite a las empresas posicionarse firmemente hacia el futuro.
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