¿Qué ocurre con sus datos al desconectar la nube?
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
Incluso los datos de las soluciones en la nube más vanguardistas deben archivarse, ya sea por un cambio de plataforma, por la finalización de un contrato o por la necesidad de cumplir con las obligaciones de conservación que exigen las autoridades tributarias. AvenDATA archiva los datos de plataformas en la nube como SAP BTP, SAP S/4HANA Cloud, Salesforce o Workday con total seguridad jurídica y listos para cualquier auditoría mediante la solución ViewBox.
Estar en la nube no significa conservar los datos para siempre
Muchas empresas dan por hecho que los datos en la nube estarán disponibles de forma permanente. Sin embargo, es un error con graves consecuencias. Incluso las soluciones en la nube más modernas llegan a su fin, ya sea por un cambio de plataforma, una consolidación corporativa o el vencimiento de un contrato SaaS.
Lo que a menudo se pasa por alto es que los datos de los sistemas en la nube están sujetos a las mismas obligaciones de conservación que los de los sistemas locales tradicionales. A efectos fiscales, legales y de auditoría, los datos deben permanecer accesibles durante años, incluso cuando el sistema original lleve mucho tiempo desconectado.
¿Por qué deben archivarse los sistemas en la nube?
Los motivos para archivar sistemas en la nube son muy diversos y aumentan con el avance de la digitalización:
- Cambio de plataforma: migración a una nueva solución en la nube o a un entorno local.
- Consolidación corporativa: unificación de múltiples sistemas tras fusiones o adquisiciones de empresas.
- Fin de contrato: vencimiento del contrato con el proveedor de la nube o cambio estratégico de proveedor.
- Reducción de costos: disminución de los costos recurrentes de licencias y alojamiento.
- Insolvencia o cierre de la empresa: archivado garantizado aunque ya no se disponga de personal.
- Cumplimiento normativo: observancia estricta de requisitos legales como el Código de Comercio, las disposiciones de las autoridades tributarias, el RGPD o la Ley SOX.
- Capacidad de auditoría: acceso verificable a los datos históricos en todo momento.
- Portabilidad de datos: exportación completa en caso de cambio de proveedor o rescisión del contrato.
- Gestión de riesgos: protección frente a la pérdida de datos ante cambios de proveedor o de tecnología.
Nuestra solución: ViewBox también archiva sistemas en la nube
Con ViewBox de AvenDATA, las empresas archivan sus sistemas en la nube con total seguridad para auditorías, en estricto cumplimiento normativo y con plena independencia del proveedor original.
Ya se trate de SAP BTP, SAP S/4HANA Cloud, SAP SuccessFactors, Salesforce, Workday, Microsoft Dynamics 365, Oracle Fusion Cloud u otras soluciones de software como servicio (SaaS), ViewBox ofrece una plataforma centralizada para la conservación a largo plazo y la consulta de datos históricos y comprobantes.
Nuestra solución de archivado para sistemas en la nube permite:
- Acceso vía web sin necesidad de instalar software adicional.
- Archivado a largo plazo conforme a las disposiciones de las autoridades tributarias y al RGPD.
- Funciones de búsqueda y filtrado intuitivas para auditores, asesores fiscales o equipos de auditoría interna.
- Migración sencilla de los datos alojados en la nube a un formato de archivo corporativo e independiente.
Conclusión
La nube aporta flexibilidad, pero no exime a las empresas de sus obligaciones legales. Quien desconecta un sistema en la nube o cambia de plataforma debe garantizar que todos los datos sigan siendo trazables y auditables, incluso dentro de diez años.
Con la plataforma ViewBox de AvenDATA, ofrecemos una solución que acompaña a las organizaciones en cada fase del ciclo de vida de sus sistemas en la nube: desde la migración de los datos hasta su archivado con total seguridad jurídica.
¿Tiene previsto archivar un sistema en la nube?