¿Por qué el archivado ERP es imprescindible para las empresas actuales?
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
En muchas organizaciones, los sistemas ERP llevan décadas en funcionamiento y almacenan enormes volúmenes de datos corporativos. Quien aborda el archivado de ERP de forma estratégica no piensa únicamente en liberar espacio de almacenamiento, sino en garantizar la seguridad jurídica, el control de costos y la viabilidad digital a largo plazo. Los sistemas ERP obsoletos deben archivarse antes de que se conviertan en un riesgo inaceptable ante una posible auditoría de la autoridad fiscal, como el SAT en México, la DIAN en Colombia o ARCA en Argentina.
Los sistemas heredados son costosos e inseguros
Los sistemas ERP obsoletos generan altos costos de mantenimiento y licencias, a pesar de que apenas se utilizan. Además, cada año que pasa sin actualizaciones de seguridad aumenta el riesgo de fallas del sistema y de brechas de ciberseguridad. Las empresas que apuestan de manera oportuna por el archivado de ERP reducen sus costos operativos y protegen de forma confiable sus datos sensibles contra pérdidas o manipulaciones.
El archivado de datos, clave para el cumplimiento normativo
Un archivado profesional de ERP garantiza que todos los datos relevantes para el negocio se conserven de forma íntegra e inalterable durante los plazos que exige la ley. Con [ViewBox], AvenDATA ofrece una solución diseñada para cumplir tanto con los requisitos fiscales y mercantiles de cada país como con la legislación de protección de datos personales.
En América Latina, esto incluye, por ejemplo, la obligación de conservar la contabilidad durante cinco años que establece el Código Fiscal de la Federación en México, o el plazo de diez años para los libros y papeles de comercio previsto en la legislación colombiana. También abarca normas como la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares en México o la Ley 1581 de 2012 en Colombia.
Para las empresas con operaciones internacionales, ViewBox contempla además el RGPD europeo, la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) y la normativa de la SEC y del IRS en Estados Unidos. Incluye también los requisitos de conservación del Código de Obligaciones suizo, la Companies Act británica y el Código de Comercio francés. De este modo, las empresas pueden cumplir con sus obligaciones de conservación en los países donde operan, sin necesidad de mantener en funcionamiento el sistema antiguo.
El archivado de ERP libera a los departamentos de TI y de finanzas
Al desconectar los sistemas heredados y archivar sus datos de forma segura, se liberan recursos de TI y se optimizan los presupuestos. En lugar de destinar dinero al soporte técnico de plataformas obsoletas, las organizaciones pueden invertir en aplicaciones modernas. Los departamentos de finanzas y auditoría, por su parte, conservan un acceso rápido a los datos históricos cuando los necesitan para cierres contables, revisiones o auditorías, sin depender del sistema antiguo. De esta manera, el archivado permite separar de forma clara, eficiente y rentable los datos heredados de los nuevos procesos.
Conclusión: el archivado de ERP, un paso hacia el futuro
Conservar los datos de un ERP es una obligación legal, pero su archivado va mucho más allá: es una pieza esencial de cualquier estrategia digital moderna. Quien actúa hoy reduce riesgos, cumple con los requisitos normativos y gana flexibilidad para adoptar nuevas tecnologías. Con AvenDATA y la plataforma de consulta ViewBox, las empresas pueden archivar sus datos corporativos de forma segura, desconectar sus [sistemas heredados] y sentar las bases de una infraestructura tecnológica moderna.
¿Planea archivar un sistema heredado?