¿Por qué archivar los sistemas de archivos antiguos?
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
Un riesgo corporativo que a menudo pasa desapercibido
Mientras muchas empresas archivan diligentemente sus antiguos sistemas ERP, plataformas de nómina o CRM, los sistemas de archivos suelen quedar en el olvido. Sin embargo, son precisamente estos repositorios de datos no estructurados los que a menudo albergan la información corporativa más confidencial.
Contratos, presupuestos, presentaciones, correos electrónicos o manuales de procedimientos: todo aquello que en su momento simplemente se almacenaba en unidades de red corporativas puede convertirse en un obstáculo considerable ante una auditoría de la autoridad fiscal, un litigio o una solicitud de acceso a datos personales amparada por la normativa de protección de datos.
Lo que no se ve también puede ser crítico
Cuando se van a desconectar las unidades de red y los sistemas de archivos, muchos documentos llevan años olvidados. Sin embargo, a menudo todavía contienen datos personales, documentos con relevancia fiscal o informes comerciales confidenciales. ¿Quién se acuerda de las hojas de cálculo de Excel con datos de clientes o de los documentos de Word con acuerdos internos cuando hace tiempo que la unidad no se utiliza?
Ventajas de archivar los datos no estructurados de los sistemas de archivos
- Almacenamiento apto para auditorías, conforme a los requisitos fiscales y de protección de datos
- Búsqueda de texto completo en millones de archivos
- Acceso incluso sin el sistema original
- Protección contra la pérdida de datos durante la migración de servidores o la desconexión de sistemas
- Minimización de riesgos en auditorías, demandas y revisiones de cumplimiento normativo
Conclusión
Los archivos no desaparecen sin más: se quedan obsoletos, caen en el olvido y luego, de repente, resultan críticos. Quien apuesta a tiempo por un archivado estructurado protege tanto su propia responsabilidad como a la empresa frente a riesgos considerables.
Actúe ahora, antes de que sea demasiado tarde
Conservar determinados datos es una obligación legal; archivarlos de forma profesional y a largo plazo es, además, una ventaja estratégica, especialmente en tiempos en los que la protección de datos, el cumplimiento normativo y la seguridad informática son temas centrales.
¿Tiene previsto archivar sistemas de archivos o unidades de red antiguos?