¿Por qué archivar también los documentos Excel?
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Experto en sistemas heredados
y Director General de AvenDATA
y Director General de AvenDATA
Datos no estructurados: un factor de riesgo a menudo subestimado
Cuando en las empresas se habla de archivado, el enfoque suele centrarse en las aplicaciones de bases de datos clásicas, como los sistemas ERP, financieros o de recursos humanos. Lo que a menudo se pasa por alto son los innumerables archivos que se generan y almacenan fuera de estos sistemas: hojas de cálculo de Excel, documentos PDF, archivos de Word, presentaciones de PowerPoint y muchos más. Están almacenados en unidades de red, computadoras locales o servidores de archivos compartidos, y a menudo escapan a cualquier estructura, control y estrategia de archivado.
¿Qué ocurre al cerrar departamentos corporativos?
Esto resulta especialmente problemático cuando se cierran departamentos, se desconectan ecosistemas de TI o se disuelven sedes corporativas. En tales escenarios, las estructuras de archivos suelen quedar abandonadas, sin que nadie asuma ya la responsabilidad sobre ellas. Estos datos no estructurados se convierten en una pesada carga heredada a nivel legal, organizativo y tecnológico.
El contenido crítico para el negocio pasa desapercibido
El verdadero desafío radica en que, aunque estos datos puedan parecer informales en la práctica corporativa, suelen ser altamente relevantes para el negocio e incluso estar sujetos a auditorías obligatorias. Muchas hojas de cálculo de Excel ocultan cálculos personalizados, acuerdos o actas de resultados, mientras que los documentos PDF contienen ofertas comerciales, contratos corporativos o informes de auditoría. Quien no archiva esta información a tiempo se arriesga a cometer infracciones legales, sufrir pérdidas de datos y debilitar gravemente su propia base de información estratégica.
Infracciones de privacidad por falta de control tecnológico
Un problema central adicional es la privacidad de la información. En los repositorios de archivos no estructurados es muy frecuente que se oculten datos personales, por ejemplo, en listas de empleados, postulaciones o información médica del personal. Sin un acceso regulado, plazos de retención claramente definidos y mecanismos de borrado totalmente fiables, esto representa un riesgo enorme en el marco de las leyes de protección de datos, como el RGPD.
La incompatibilidad técnica como bomba de tiempo
Tampoco se debe subestimar la dimensión técnica. Los formatos de archivo antiguos, las macros incrustadas o las aplicaciones propietarias pueden provocar que, al cabo de unos pocos años, ya no sea posible abrir o interpretar contenidos importantes. Por lo tanto, sin un archivado adecuado, existe el riesgo de una pérdida gradual de la legibilidad y la trazabilidad.
Lo que debe aportar un archivado profesional
Un archivado profesional de sistemas de archivos no estructurados resuelve estos problemas. Para ello, los archivos se extraen de sus entornos originales, se analizan y se transfieren a una estructura disponible a largo plazo y lista para auditorías. En el mejor de los casos, los contenidos pueden volverse localizables, por ejemplo, mediante una indexación automática y una búsqueda de texto completo. Los derechos de acceso, el registro de actividad y los plazos de conservación y eliminación pueden gestionarse desde el sistema, de modo que se cumplan tanto los requisitos legales como las normas de protección de datos.
Los datos no estructurados son relevantes para las auditorías
Es importante que, durante el archivado, no se haga distinción entre datos estructurados y no estructurados. Ambos tipos de datos son relevantes para las auditorías y deben permanecer accesibles a largo plazo. Además, ambos contienen potencialmente información que puede ser de vital importancia para el desarrollo del negocio, las auditorías o posibles litigios legales.
Una pieza clave del cumplimiento normativo de TI
Por lo tanto, las empresas no solo deben vigilar sus aplicaciones, sino también los repositorios de archivos que han crecido históricamente. El archivado de unidades de red, carpetas de proyectos y medios de almacenamiento locales no es un asunto secundario. Es una pieza fundamental del cumplimiento normativo integral de TI y de la preservación del conocimiento. Quien reconoce esto a tiempo no solo actúa conforme a la ley, sino que también asegura información valiosa para el futuro.
¿Tiene previsto archivar un sistema heredado?