Archivado de sistemas de gestión documental DMS y ECM heredados
Proteja sus datos, conserve sus documentos y garantice el cumplimiento normativo con AvenDATA.
Desde plataformas como OpenText, d.velop o easy Archiv hasta entornos DMS y ECM desarrollados totalmente a medida, archivamos la información de sus sistemas heredados abarcando todas las generaciones tecnológicas y soluciones sectoriales.
Cubrimos todo el espectro funcional, desde el almacenamiento de documentos y la digitalización certificada hasta la gestión de flujos de trabajo y metadatos, garantizando siempre su eficiencia operativa y el rigor exigido por la Agencia Tributaria.
El reto
Los documentos históricos en los antiguos sistemas DMS y ECM son vitales, pero acceder a ellos resulta cada vez más difícil.
Durante los procesos de migración informática, los cambios de software o el desmantelamiento de entornos de gestión documental, las empresas se enfrentan de forma constante a una tarea crítica.
Los sistemas heredados, que suelen ser plataformas de documentos desarrolladas a lo largo de muchos años, con estructuras complejas y personalizadas, aún contienen información totalmente relevante para fines fiscales, legales o de gestión empresarial, como las inspecciones de la Agencia Tributaria.
Sin embargo, operar estos sistemas resulta extremadamente caro. El software pierde su soporte técnico, las licencias caducan y el conocimiento especializado desaparece gradualmente dentro de su empresa. Como resultado, el acceso a documentos e información clave se complica o llega a ser completamente imposible, a pesar de que estos datos deben mantenerse siempre disponibles, accesibles y auditables para asegurar el estricto cumplimiento normativo.
Exactamente aquí es donde interviene la solución de archivado de AvenDATA para sistemas heredados de gestión documental.
Solución de archivado consolidada,
respaldada por más de 17 años de experiencia en proyectos
Durante más de 17 años, en AvenDATA hemos investigado y perfeccionado de forma continua el archivado de sistemas heredados DMS y ECM a través de miles de implementaciones en entornos reales.
Gracias a nuestra metodología contrastada, hemos logrado responder con total fiabilidad y trazabilidad a cualquier tipo de consulta técnica, requerimiento de la Agencia Tributaria o exigencia legal a lo largo de los años.
El software ViewBox, utilizado para este fin, se ha consolidado como un potente sistema de consulta de datos. Esta herramienta funciona a la perfección tanto en las auditorías de cumplimiento normativo como en el acceso seguro a toda la organización en el día a día.
El hecho de que ViewBox ya se utilice en más de la mitad de las grandes empresas del IBEX 35 es una prueba clara de su estabilidad, flexibilidad y eficacia práctica al más alto nivel.
Desde Europa hasta Asia, pasando por Norteamérica, ViewBox se utiliza con gran éxito en todo el mundo desde hace tiempo.
Sus contenidos archivados siguen operativos como documentos consultables y metadatos estructurados
en ViewBox
No solo extraemos la totalidad de los contenidos y metadatos de su sistema heredado DMS o ECM. También garantizamos que pueda utilizar esta información de forma permanente, estructurada y totalmente trazable a través de nuestro software ViewBox.
Esto incluye los siguientes elementos:
- La integración y la capacidad de búsqueda de metadatos estructurados y propiedades de los documentos.
- La representación exacta de los enlaces entre documentos, el control de versiones y los flujos de trabajo, siempre que resulte necesario para su eficiencia operativa.
- El archivado seguro mediante digitalización certificada de todos los documentos y justificantes relevantes, desde facturas y contratos hasta correos electrónicos o documentación técnica.
Incluso antes de iniciar el proyecto, definimos con usted qué tipos de documentos, estructuras de metadatos y enlaces necesitará en el futuro para presentar justificantes fiscales ante la Agencia Tributaria, optimizar procesos internos o cumplir con normativas como la Ley Crea y Crece. Durante esta fase se beneficia de nuestra amplia experiencia en numerosos proyectos de archivado que abarcan todo tipo de sistemas DMS y ECM, sectores empresariales y tamaños de organización.
Gracias a ViewBox podrá buscar, visualizar y exportar todos estos contenidos incluso años después de la desconexión tecnológica, de forma totalmente independiente del entorno DMS o ECM original.
Ya sea para superar auditorías de cumplimiento normativo, realizar controles internos o resolver disputas legales, tendrá acceso en todo momento a documentos e información claramente estructurados y con filtros de búsqueda, sin necesidad de pagar licencias ni depender del sistema heredado.
Ejecución ágil de
proyectos y alto retorno
de la inversión (ROI),
también en sistemas de gestión documental (DMS y ECM) complejos
La desconexión de un sistema DMS o ECM suele durar entre uno y seis meses, dependiendo de su complejidad, el volumen de datos y las personalizaciones realizadas.
Nuestro enfoque estructurado y estandarizado le permite archivar incluso las plataformas más grandes y personalizadas de forma eficiente y segura.
Por ejemplo, ya hemos transferido con éxito sistemas con varios terabytes de datos a nuestra solución de archivado. Esto incluye todos los documentos, metadatos, versiones y la documentación completa necesaria para las auditorías de la Agencia Tributaria.
Nuestra metodología probada permite a las empresas lograr ahorros significativos muy rápidamente. Estas reducciones de costos se reflejan especialmente en las licencias de software antiguo, bases de datos y sistemas operativos. Además, disminuyen drásticamente los costos de mantenimiento, infraestructura y administración interna.
El retorno de la inversión (ROI) se logra en la gran mayoría de nuestros proyectos en menos de un año gracias a los ahorros medibles en licencias, infraestructura y recursos internos.
Sistemas DMS y ECM:
análisis del sistema heredado
El primer paso en cualquier desconexión de un entorno DMS o ECM es realizar un análisis detallado de su plataforma actual. Este análisis constituye la base fundamental para estimar con total precisión la duración y los costos del proyecto de archivado de su sistema.
Durante esta fase evaluamos minuciosamente tanto los aspectos técnicos como los operativos y de negocio, incluyendo los siguientes puntos:
- Opciones de acceso al entorno DMS o ECM existente.
- Tipo, estructura y tamaño de la base de datos subyacente, como Oracle, Microsoft SQL, DB2 o formatos propietarios.
- Alcance y relevancia de los documentos archivados, las versiones y los metadatos para garantizar el estricto cumplimiento normativo ante la Agencia Tributaria.
- Particularidades específicas, como tipos de documentos propios, pantallas personalizadas, flujos de trabajo, interfaces de comunicación con herramientas de terceros (como Sage) o módulos adicionales.
Finalmente, consolidamos todos estos resultados en una oferta de precio cerrado totalmente vinculante. Esta propuesta le proporciona la máxima seguridad y claridad para la planificación y la toma de decisiones corporativas.
Archivado de proyectos
para sistemas heredados DMS
y ECM
Una vez concluido el análisis del sistema, arranca el proyecto en sí de forma estructurada, eficiente y con hitos claramente definidos.
Durante una reunión inicial conjunta definimos con su equipo todas las bases organizativas y técnicas. A partir de este momento, nosotros asumimos la mayor parte de las tareas operativas:
- Configuración del acceso a su entorno DMS o ECM.
- Exportación y migración de los documentos y metadatos relevantes.
- Recreación de estructuras clave, enlaces entre documentos y flujos de trabajo, siempre que sea necesario para su eficiencia operativa.
- Documentación exhaustiva de cada paso para garantizar la máxima trazabilidad y el estricto cumplimiento normativo ante la Agencia Tributaria.
Nuestros gestores de proyecto expertos lo acompañan durante todo el proceso. Ellos garantizan una ejecución completamente fluida y reducen al mínimo el consumo de sus recursos internos.
Al finalizar el proyecto, ejecutamos conjuntamente fases de prueba y validación. De este modo aseguramos que todos los contenidos queden archivados de forma completa, correcta y totalmente trazable.
Resultado
del archivado
Al finalizar el proyecto, todos los documentos, metadatos, enlaces e información estructural de su sistema heredado DMS o ECM quedarán transferidos a nuestra solución de software de desarrollo propio, ViewBox.
ViewBox es un sistema de consulta web que le proporciona a usted y a los usuarios autorizados un acceso rápido, seguro y totalmente trazable a los contenidos archivados, incluso años después de la desconexión del sistema.
Nuestro principal valor añadido radica en que reconstruimos todas las estructuras de documentos clave, categorías y pantallas de búsqueda o filtros personalizados, en caso de ser necesario. De este modo, podrá realizar consultas técnicas, legales o fiscales para la Agencia Tributaria sin ningún problema y sin necesidad de acceder al entorno DMS o ECM original.
Una vez implementada y validada la herramienta ViewBox, el sistema original puede desconectarse por completo para maximizar su eficiencia operativa.
Al concluir el proyecto, recibirá una documentación exhaustiva de los procedimientos que detalla de forma transparente todos los pasos realizados, prestando especial atención a los siguientes puntos:
- El método utilizado para la extracción de datos y documentos.
- La estructura y clasificación de los contenidos archivados.
- Las fases de prueba y validación ejecutadas.
Además, registramos cada paso individual del proceso de archivado, desde la primera exportación de datos hasta la validación final y la posible eliminación del sistema de origen, de forma totalmente auditable, en nuestra plataforma Jira. Esto garantiza que cualquier auditor externo pueda verificar en todo momento y con total transparencia cómo se llevó a cabo el archivado para asegurar el máximo cumplimiento normativo.
ViewBox Enterprise:
utilice los datos archivados de sistemas heredados de forma segura y rápida
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA ofrece una potente plataforma para acceder de forma segura a los datos de sistemas ERP y sistemas heredados (legacy) ya desmantelados. La solución combina funciones modernas de búsqueda y análisis con un alto rendimiento, amplios mecanismos de seguridad y funciones inteligentes desarrolladas con el apoyo de la inteligencia artificial.
Con ViewBox Enterprise, sus datos archivados:
- siguen siendo comprensibles y utilizables muchos años después del desmantelamiento del sistema
- pueden buscarse, filtrarse y analizarse de forma rápida y precisa
- están disponibles de forma auditable y trazable para auditorías internas y externas
- están protegidos frente a accesos no autorizados mediante permisos basados en roles
- pueden evaluarse de forma más eficiente gracias a funciones inteligentes
- permanecen disponibles con independencia de la aplicación original
Una de sus funciones más destacadas es el borrado automatizado de datos basado en reglas. En función de los plazos de conservación legales, contractuales o internos de la empresa, los datos pueden eliminarse de forma controlada, trazable y documentada una vez vencido el plazo correspondiente. Así, ViewBox Enterprise ayuda a las empresas a cumplir sus requisitos de protección de datos y de cumplimiento normativo.
De este modo, los datos históricos de su empresa permanecen disponibles durante todo el tiempo que sea necesario, y ni un día más.
¿Preparado para dar el
siguiente paso?
En una reunión de una hora con nuestros expertos analizaremos en detalle su sistema heredado DMS o ECM, sin importar si se trata de una solución estándar, una plataforma adaptada a medida o un desarrollo completamente propio.
Le mostraremos en directo cómo desconectar su plataforma de forma eficiente y asegurar que todos los contenidos archivados sigan siendo utilizables y estructurados a largo plazo. Esta sesión incluye lo siguiente:
- Evaluación conjunta de la estructura, la migración de datos y la lógica documental para garantizar el estricto cumplimiento normativo ante la Agencia Tributaria.
- Demostración en directo de nuestra solución ViewBox.
- Explicación detallada sobre cómo replicamos metadatos personalizados, tipos de documentos y flujos de trabajo para maximizar su eficiencia operativa.
- Estimación sólida y realista sobre la carga de trabajo, los plazos de ejecución y la inversión requerida.
Transparencia total desde el primer momento.
Nuestras propuestas de proyecto se basan en precios cerrados y claramente definidos, garantizando que nunca habrá renegociaciones posteriores. Además, la calidad, la fiabilidad y una excelente relación entre costo y rendimiento son nuestra máxima prioridad.
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Respuestas rápidas a todas sus consultas.
Asesoramiento personalizado y sin compromiso sobre la migración de datos de sus entornos DMS y ECM
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Nos pondremos en contacto lo antes posible.