Liquidation/Insolvenz

Bedingt durch eine Insolvenz fragst du dich, wie du die Daten aus deinen IT Altsystemen noch vorhalten kannst? Wir kennen die Antwort: Nutze unser ViewBox-Archiv und befreie dich gesetzeskonform von der Last deiner Altsysteme!

Im Falle einer Liquidation oder Insolvenz denkt man meist nicht daran, dass …

… die Daten noch jahrelang in den Systemen aufbewahrt werden müssen. Dabei gilt es, verschiedene Anforderungen zu erfüllen, zum Beispiel, um den Zugriff der Finanzverwaltung, der Zollkontrolle oder Einkommensteuerprüfung darauf zu ermöglichen. Auch gibt es branchentypische Anforderungen, etwa die Nachverfolgung von Abgaben, die Information von Lieferanten und anderes betreffend. Diese Anforderungen existieren im Allgemeinen weltweit und sind nicht auf ein Land beschränkt.

Eine Liquidation oder Insolvenz bringt bereits viele Themen und Aufgaben mit sich, die es zu regeln und lösen gilt – da stehen alte IT-Applikationen nicht unbedingt an erster Stelle. Sie benötigen Ressourcen, die nach einer Insolvenz meist nicht mehr vorhanden sind; dasselbe gilt für das Know-how im Umgang mit den betreffenden Altsystemen. Hier kommen wir ins Spiel: Wir kümmern uns gern um diese Applikationen, ohne dass du dafür noch Extra-Ressourcen bereitstellen musst.
Eine Liquidation oder Insolvenz bringt bereits viele Themenpunkte mit sich, die es zu regeln gibt. Da stehen die alten IT Applikationen nicht unbedingt an erster Stelle und benötigen Ressource, die meist nicht mehr nach einer Insolvenz vorhanden ist. Selbiges gilt für das Knowhow im Umgang mit diesen Altsystemen. Darum kümmern wir uns gern um diese Applikationen, ohne dass Du noch extra Ressource dafür abstellen musst.

Was passiert, wenn du dich für uns entscheidest?

SCHRITT 1

Systemanalyse

Als Erstes findet eine Systemanalyse statt. Es geht darum, einschätzen zu können, wie viel Zeit wir für die Archivierung benötigen und welche Kosten für dich entstehen. Das Ergebnis der Systemanalyse ist dann immer ein Festpreisangebot, welches du akzeptieren oder auch ablehnen kannst. Die Systemanalyse ist komplett kostenlos. In der Regel dauert diese Analyse 90 Minuten und setzt sich aus zwei Teilen zusammen:

Technischer Teil

Zugang zu den Systemen (VPN/Citrix ...)

erforderliche Rechte in den Systemen

Abstimmung der Kontaktpersonen (fachlich/technisch)

Typ/Größe der Datenbank (z. B. Oracle / 721 Gigabyte)

Definition von Exportspeicher / shared Speicher

Systemversion/Name

Koordinierung der Back-up-Prozesse

... und noch ein wenig mehr

Inhaltlicher Teil

Besprechung/Abstimmung/Screenshots der erforderlichen Standardauswertungen

Diskussion/Abstimmung/Bildschirmaufzeichnungen von zusätzlichen Auswertungen

... und noch ein wenig mehr

SCHRITT 2

Das Archivierungsprojekt

Nachdem die Systemanalyse erfolgreich durchgeführt wurde, geht es darum, ob du das Projekt umsetzen willst. Wenn du dich dann für unser Angebot entschieden hast, findet zunächst ein Kick-off-Meeting statt, in dem dein Team unseren erfahrenen Projektleiter kennenlernt und grundlegende Punkte miteinander abgestimmt werden.
Uns ist wichtig, dass wir eure Ressourcen im Rahmen der Archivierung so wenig wie möglich belasten. Folgende Themen werden im Rahmen des Kick-offs besprochen:

Vorstellung aller Teilnehmer

Zugänge zum Netzwerk

Vorstellung des Vorgehensmodells

Abstimmung eines Projektplans

Zugänge zum System

Abstimmung eines wöchentlichen Jour fixe

Zugänge zur Datenbank

und noch ein wenig mehr …

Nach dem Kick-off-Meeting startet das Projekt. Aufgrund unserer umfangreichen Erfahrung können wir dich auch unterstützen, wenn es an einigen Stellen klemmt. Die nachstehenden wesentlichen Meilensteine sind Bestandteil der Projektrealisierung (jeder Meilenstein unterliegt einer eigenen Qualitätssicherung):

Zugriff auf das System

Erstellung der beauftragen Views/Reports

Datenexportprotokoll/Vollständigkeit/Hashwerte

Einrichtung der Webadresse oder des VPN-Zugangs

Datentransfer

Schulung Archivierungssoftware Viewbox

Datenimport

Dokumentation des gesamten Projekts

Erstellung von Stichproben

Abstimmung mit Wirtschaftsprüfern/Auditoren

und noch ein wenig mehr …

Ein Projekt dauert je nach Komplexität 2 bis 6 Monate. Wir unterstützen dich auch gern in der Abstimmung mit deinen Wirtschaftsprüfern, Auditoren und anderen.

SCHRITT 3

Abnahme und Abschaltung

Im letzten Schritt findet dann die Abnahme durch euch statt. Dabei werdet ihr die Archivierung wahrscheinlich anhand von Stichproben testen sowie das Vollständigkeitsprotokoll und die Dokumentation prüfen. Des Weiteren stellen wir dir gern auch alle unsere Stichproben zur Verfügung. Damit verfügst du bereits über ein umfangreiches Set an Testdaten. Ist dann so weit alles stimmig, erhältst du von uns ein Abnahmeprotokoll und kannst dein System abschalten – nun sind ja alle notwendigen Informationen über die ViewBox abrufbar und ordnungsgemäß archiviert. Ab diesem Moment fallen die Risiken des Altsystems weg und du fängst an, Geld zu sparen (Wartung, Strom, Personal etc.). Auch nach der Abnahme sind wir selbstverständlich über unseren Support weiter für dich da. Wir unterstützen dich, beispielsweise wenn sich eine Prüfung ankündigt oder wenn es noch mal einer Schulung bedarf, bedingt etwa durch Mitarbeiterwechsel.
zugangsdaten nach der liquidation
Lösung

Zugriff auf alle relevanten Daten auch nach der Liquidation

Ob in Form einer On-Premise Bereitstellung in Deinem Rechenzentrum oder als sichere Cloud Hosting-Lösung – zertifiziert nach ISO 27001, ISO 9001 und ISO 50001. Mit der ViewBox von AvenDATA bist Du – anders als bei anderen Systemen – auf diese neuen gesetzlichen Grundanforderungen bestens vorbereitet.

Ermögliche den effizienten und sicheren Zugriff auf alle relevanten Daten auch nach der Liquidation des Unternehmens.

Das ist die Herausforderung: Wie kann man den Zugriff auf alle relevanten Daten auch nach dem Ende des Unternehmens gewährleisten? Und das, ohne die alten Systeme weiter zu betreiben und die entsprechenden Ressourcen zu nutzen?
effizient und sicher Zugriff auf alle relevanten Daten auch danach die Liquidation des Unternehmens
VORTEILE UND FEATURES

Vorteile der ViewBox

FESTPREIS

Jedes unserer Archivierungsprojekte basiert auf einem Festpreis, der dir die notwendige Planungs- und Budgetgrundlage bietet. Der Festpreis beinhaltet die Migration und den laufenden Betrieb.

UNTERNEHMENSZU- UND -VERKÄUFE

Die ViewBox kann nicht nur für die Stilllegung von Systemen eingesetzt werden, sondern auch für Carve-outs, die aufgrund von Firmenübernahmen erforderlich sind.

EINSPARUNG VON IT-RESSOURCEN

Durch die Stilllegung von Altsystemen werden interne Ressourcen freigesetzt, die nun wieder für produktive Systeme oder andere Projekte genutzt werden können. Diese belasten die internen Ressourcen nicht weiter.

Archivierung und entfernung von altsystemen

AvenDATA:
Effizienz durch Erfahrung

Das Spezialistenteam von AvenDATA verfügt über mehr als 18 Jahre Erfahrung in der Archivierung und Ablösung von Altsystemen. Das Know-how umfasst über 250 Systeme – von SAP über Oracle Financial bis hin zu Navision. Die AvenDATA mit Hauptsitz in Berlin wurde 2003 als Spin-off der renommierten Steuerberatungsgesellschaft Mazars GmbH & Co. KG (www.mazars.de) gegründet. Durch den internationalen Einsatz der AvenDATA können auch grenzüberschreitende Anforderungen problemlos erfüllt werden. Mehr als 3500 Kunden weltweit vertrauen seit der Gründung auf die Leistungen der AvenDATA.

Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO)

Perfekt vorbereitet: Die ViewBox ist konform mit der europäischen DSGVO.

Seit dem 25. Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union in Deutschland. Zu den wesentlichen Neuerungen gehörte auch das „Recht auf Vergessen“, das die Löschungsansprüche der Betroffenen direkt bei der speichernden Stelle impliziert. Mit der ViewBox können solche Daten im Sinne der DSGVO unkenntlich gemacht werden. Unternehmen bekommen zusätzlich eine erweiterte Rechenschaftspflicht für den Umgang mit Daten. Und im Falle einer risikobehafteten Datenverarbeitung muss eine „Datenschutz-Folgeabschätzung“ nach bestimmten Kriterien durchgeführt werden. Mit der ViewBox von AvenDATA bist du – anders als bei anderen Systemen – auf diese neuen gesetzlichen Grundanforderungen bestens vorbereitet.