Archivieren deine ERP/Daten Carve-out(s) mit uns!

Du stehst vor der Herausforderung eines Carve-outs? Dann haben wir die Lösung für dich.
Bewältige das Carve-out mit unserem Archivsystem ViewBox und lass uns für dich die relevanten Daten archivieren.

Einleitung
Warum führen wir Daten Carve-outs durch?

Wenn du ein Unternehmen suchst, welches das Heraustrennen von Buchungskreisen, Mandanten, Werken oder ähnlichem versteht, dann bist du bei uns genau richtig. Das Carve-out ist quasi der kleine Bruder der Abschaltung; das heißt, das Carve-out ähnelt vom Vorgehen und von den technischen Durchläufen her stark der Komplettarchivierung. Insofern war es nicht verwunderlich, dass nach einigen erfolgten Archivierungen und abgeschalteten Altsystemen Kunden mit der Bitte an uns herantraten, auch entsprechende Carve-outs durchzuführen. Das Carve-out aus bestehenden Systemen wie etwa SAP, Oracle und Navision setzt ein sehr tiefes Verständnis von Datenbankstrukturen und Datenbankmodellen heraus. Ein Carve-out ist immer auch eine technische Herausforderung, der sich AvenDATA bereits seit vielen Jahren stellt. Das Rückgrat bildet hier unsere erfahrene SQL-Developer-Abteilung bestehend aus ca. 50 Personen, die sich tagtäglich ausschließlich mit Datenbankmodellen und deren Herausforderungen beschäftigen.

Was passiert, wenn du dich für uns entscheidest?

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SCHRITT 1

Systemanalyse

Als Erstes findet eine Systemanalyse statt. Es geht darum, einschätzen zu können, wie viel Zeit wir für die Archivierung benötigen und welche Kosten für dich entstehen. Das Ergebnis der Systemanalyse ist dann immer ein Festpreisangebot, welches du akzeptieren oder auch ablehnen kannst. Die Systemanalyse ist komplett kostenlos. In der Regel dauert diese Analyse 90 Minuten und setzt sich aus zwei Teilen zusammen:

Technischer Teil

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Zugang zu den Systemen (VPN/Citrix ...)

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erforderliche Rechte in den Systemen

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Abstimmung der Kontaktpersonen (fachlich/technisch)

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Typ/Größe der Datenbank (z. B. Oracle / 721 Gigabyte)

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Definition von Exportspeicher / shared Speicher

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Systemversion/Name

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Koordinierung der Back-up-Prozesse

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... und noch ein wenig mehr

Inhaltlicher Teil

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Besprechung/Abstimmung/Screenshots der erforderlichen Standardauswertungen

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Diskussion/Abstimmung/Bildschirmaufzeichnungen von zusätzlichen Auswertungen

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... und noch ein wenig mehr

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SCHRITT 2

Das Archivierungsprojekt

Nachdem die Systemanalyse erfolgreich durchgeführt wurde, geht es darum, ob du das Projekt umsetzen willst. Wenn du dich dann für unser Angebot entschieden hast, findet zunächst ein Kick-off-Meeting statt, in dem dein Team unseren erfahrenen Projektleiter kennenlernt und grundlegende Punkte miteinander abgestimmt werden.
Uns ist wichtig, dass wir eure Ressourcen im Rahmen der Archivierung so wenig wie möglich belasten. Folgende Themen werden im Rahmen des Kick-offs besprochen:
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Vorstellung aller Teilnehmer

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Zugänge zum Netzwerk

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Vorstellung des Vorgehensmodells

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Abstimmung eines Projektplans

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Zugänge zum System

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Abstimmung eines wöchentlichen Jour fixe

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Zugänge zur Datenbank

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und noch ein wenig mehr …

Nach dem Kick-off-Meeting startet das Projekt. Aufgrund unserer umfangreichen Erfahrung können wir dich auch unterstützen, wenn es an einigen Stellen klemmt. Die nachstehenden wesentlichen Meilensteine sind Bestandteil der Projektrealisierung (jeder Meilenstein unterliegt einer eigenen Qualitätssicherung):
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Zugriff auf das System

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Erstellung der beauftragen Views/Reports

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Datenexportprotokoll/Vollständigkeit/Hashwerte

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Einrichtung der Webadresse oder des VPN-Zugangs

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Datentransfer

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Schulung Archivierungssoftware Viewbox

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Datenimport

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Dokumentation des gesamten Projekts

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Erstellung von Stichproben

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Abstimmung mit Wirtschaftsprüfern/Auditoren

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und noch ein wenig mehr …

Ein Projekt dauert je nach Komplexität 2 bis 6 Monate. Wir unterstützen dich auch gern in der Abstimmung mit deinen Wirtschaftsprüfern, Auditoren und anderen.
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SCHRITT 3

Abnahme und Abschaltung

Im letzten Schritt findet dann die Abnahme durch euch statt. Dabei werdet ihr die Archivierung wahrscheinlich anhand von Stichproben testen sowie das Vollständigkeitsprotokoll und die Dokumentation prüfen. Des Weiteren stellen wir dir gern auch alle unsere Stichproben zur Verfügung. Damit verfügst du bereits über ein umfangreiches Set an Testdaten. Ist dann so weit alles stimmig, erhältst du von uns ein Abnahmeprotokoll und kannst dein System abschalten – nun sind ja alle notwendigen Informationen über die ViewBox abrufbar und ordnungsgemäß archiviert. Ab diesem Moment fallen die Risiken des Altsystems weg und du fängst an, Geld zu sparen (Wartung, Strom, Personal etc.). Auch nach der Abnahme sind wir selbstverständlich über unseren Support weiter für dich da. Wir unterstützen dich, beispielsweise wenn sich eine Prüfung ankündigt oder wenn es noch mal einer Schulung bedarf, bedingt etwa durch Mitarbeiterwechsel.

Intelligente Archivierung von Altsystemen

Das ist die Herausforderung: Wie kann ein verkauftes Unternehmen ein ERP-System für einen bestimmten Teil des Unternehmens übernehmen – ohne dass es dabei auf die restlichen Daten des Gesamtunternehmens zugreifen kann? Oder wie können Daten lediglich für einen bestimmten Buchungskreis über einen definierten Zeitraum extrahiert werden? Können solche Datenbestände technisch abgegrenzt werden?
Jedes Unternehmen ab einer bestimmten Größe muss sich früher oder später mit Carve-outs beschäftigen. In der Regel stehen dann zunächst die produktiven Systeme im Vordergrund. Nicht weniger wichtig ist jedoch auch der Zugriff auf die Historiendaten. Dafür haben wir in den letzten Jahren ein Vorgehen perfektioniert, um genau diesen Anforderungen im Rahmen von Carve-outs gerecht zu werden.
Intelligente Archivierung von Altsystemen
Archivierung von Altsystemen BY AvenDATA

Die ViewBox von AvenDATA: erfüllt gesetzliche Anforderungen und individuelle Wünsche

Die AvenDATA GmbH hat sich auf die gesetzeskonforme Archivierung von Altsystemen spezialisiert. Mit der ViewBox, einer bewährten Softwarelösung, können Unternehmen ein globales Archiv für beliebige Altanwendungen aufbauen. Neben der vollständigen Archivierung gibt es auch die Möglichkeit, einzelne Mandanten gezielt abzuschalten und sicher zu archivieren.
VORTEILE UND FEATURES

Vorteile der ViewBox

FESTPREIS

Jedes unserer Archivierungsprojekte basiert auf einem Festpreis, der dir die notwendige Planungs- und Budgetgrundlage bietet. Der Festpreis beinhaltet die Migration und den laufenden Betrieb.

UNTERNEHMENSZU- UND -VERKÄUFE

Die ViewBox kann nicht nur für die Stilllegung von Systemen eingesetzt werden, sondern auch für Carve-outs, die aufgrund von Firmenübernahmen erforderlich sind.

EINSPARUNG VON IT-RESSOURCEN

Durch die Stilllegung von Altsystemen werden interne Ressourcen freigesetzt, die nun wieder für produktive Systeme oder andere Projekte genutzt werden können. Diese belasten die internen Ressourcen nicht weiter.

Welche Rolle spielt die IT bei einem Carve out?

IT as a Business Enabler steigert das Innovationspotenzial des Unternehmens und erhöht die Kundenbindung, wodurch der Grundstein für internes Wachstum gelegt wird. Es ist auch ein erfolgreiches Element für die externe Expansion. Wenn sich Unternehmen zusammenschließen, sind ihre IT-Systeme immer integriert. Wenn ein Unternehmen eine Geschäftseinheit veräußert, ist sein IT-System immer vom Rest des Unternehmens getrennt – ein Prozess, der als IT-Carve-out bezeichnet wird.Es spielt dann seinen Teil dazu, der Organisation zu helfen.
What is carve out? Why carve out is so important?
Trennung von ERP-Systemen

Über 18 Jahre Erfahrung – über 250 archivierte Systeme

Ob SAP, Oracle Financial oder Navision: Wir bieten dir ein umfassendes Know-how in der Trennung von ERP-Systemen. Im Rahmen von Carve-outs können wir innerhalb der ViewBox Mandanten und Buchungskreise klar trennen. Eventuelle rechtliche Konflikte bei der Bereitstellung der Daten im Falle eines Verkaufs werden so vermieden. Die ViewBox kann dir on-premise oder in der Cloud zur Verfügung gestellt werden – zertifiziert nach ISO 27001, ISO 9001 und ISO 50001.

Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO)

Perfekt vorbereitet: Die ViewBox ist konform mit der europäischen DSGVO.

Seit dem 25. Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union in Deutschland. Zu den wesentlichen Neuerungen gehörte auch das „Recht auf Vergessen“, das die Löschungsansprüche der Betroffenen direkt bei der speichernden Stelle impliziert. Mit der ViewBox können solche Daten im Sinne der DSGVO unkenntlich gemacht werden. Unternehmen bekommen zusätzlich eine erweiterte Rechenschaftspflicht für den Umgang mit Daten. Und im Falle einer risikobehafteten Datenverarbeitung muss eine „Datenschutz-Folgeabschätzung“ nach bestimmten Kriterien durchgeführt werden. Mit der ViewBox von AvenDATA bist du – anders als bei anderen Systemen – auf diese neuen gesetzlichen Grundanforderungen bestens vorbereitet.