S/4HANA und die Systemstillegung

Du stehst vor der Umstellung Deines SAP-Systems auf die neue SAP-HANA-Umgebung, willst aber aus Kostengründen nicht alle Daten migrieren? Verständlich – dann nutze doch unsere Archivierungslösung für all die Daten, die du nicht migrierst. Wir archivieren mit unserer ViewBox zuverlässig deine SAP-Systeme für dich.

Weiterbetrieb von Altsystemen? Nicht mit uns.

Für SAP-Kunden führt kein Weg an der neuen Software S/4HANA vorbei. Die Entwicklung und der Support für das bisherige System werden voraussichtlich 2027 eingestellt. Es stellt sich also die Frage: Was soll ich mit meinen SAP-Altsystemen machen, die nicht mehr produktiv genutzt werden? Pflicht ist, dass die Daten aus den Systemen noch jahrelang aufbewahrt werden. Dabei müssen sie verschiedene Anforderungen erfüllen, wie zum Beispiel für den Zugriff der Finanzbehörden und der Zoll- oder Einkommenssteuerprüfung zugänglich zu bleiben. Ebenso existieren branchentypische Anforderungen, was etwa die Nachverfolgung von Abgaben, die Information von Lieferanten und so weiter betrifft. Diese gelten im Allgemeinen weltweit und sind nicht auf ein bestimmtes Land beschränkt. All dies sind Herausforderungen, mit denen Unternehmen bei der Umstellung auf SAP S/4HANA konfrontiert werden.

Was passiert, wenn du dich für uns entscheidest?

SCHRITT 1

Systemanalyse

Als Erstes findet eine Systemanalyse statt. Es geht darum, einschätzen zu können, wie viel Zeit wir für die Archivierung benötigen und welche Kosten für dich entstehen. Das Ergebnis der Systemanalyse ist dann immer ein Festpreisangebot, welches du akzeptieren oder auch ablehnen kannst. Die Systemanalyse ist komplett kostenlos. In der Regel dauert diese Analyse 90 Minuten und setzt sich aus zwei Teilen zusammen:

Technischer Teil

Zugang zu den Systemen (VPN/Citrix ...)

erforderliche Rechte in den Systemen

Abstimmung der Kontaktpersonen (fachlich/technisch)

Typ/Größe der Datenbank (z. B. Oracle / 721 Gigabyte)

Definition von Exportspeicher / shared Speicher

Systemversion/Name

Koordinierung der Back-up-Prozesse

... und noch ein wenig mehr

Inhaltlicher Teil

Besprechung/Abstimmung/Screenshots der erforderlichen Standardauswertungen

Diskussion/Abstimmung/Bildschirmaufzeichnungen von zusätzlichen Auswertungen

... und noch ein wenig mehr

SCHRITT 2

Das Archivierungsprojekt

Nachdem die Systemanalyse erfolgreich durchgeführt wurde, geht es darum, ob du das Projekt umsetzen willst. Wenn du dich dann für unser Angebot entschieden hast, findet zunächst ein Kick-off-Meeting statt, in dem dein Team unseren erfahrenen Projektleiter kennenlernt und grundlegende Punkte miteinander abgestimmt werden.
Uns ist wichtig, dass wir eure Ressourcen im Rahmen der Archivierung so wenig wie möglich belasten. Folgende Themen werden im Rahmen des Kick-offs besprochen:

Vorstellung aller Teilnehmer

Zugänge zum Netzwerk

Vorstellung des Vorgehensmodells

Abstimmung eines Projektplans

Zugänge zum System

Abstimmung eines wöchentlichen Jour fixe

Zugänge zur Datenbank

und noch ein wenig mehr …

Nach dem Kick-off-Meeting startet das Projekt. Aufgrund unserer umfangreichen Erfahrung können wir dich auch unterstützen, wenn es an einigen Stellen klemmt. Die nachstehenden wesentlichen Meilensteine sind Bestandteil der Projektrealisierung (jeder Meilenstein unterliegt einer eigenen Qualitätssicherung):

Zugriff auf das System

Erstellung der beauftragen Views/Reports

Datenexportprotokoll/Vollständigkeit/Hashwerte

Einrichtung der Webadresse oder des VPN-Zugangs

Datentransfer

Schulung Archivierungssoftware Viewbox

Datenimport

Dokumentation des gesamten Projekts

Erstellung von Stichproben

Abstimmung mit Wirtschaftsprüfern/Auditoren

und noch ein wenig mehr …

Ein Projekt dauert je nach Komplexität 2 bis 6 Monate. Wir unterstützen dich auch gern in der Abstimmung mit deinen Wirtschaftsprüfern, Auditoren und anderen.

SCHRITT 3

Abnahme und Abschaltung

Im letzten Schritt findet dann die Abnahme durch euch statt. Dabei werdet ihr die Archivierung wahrscheinlich anhand von Stichproben testen sowie das Vollständigkeitsprotokoll und die Dokumentation prüfen. Des Weiteren stellen wir dir gern auch alle unsere Stichproben zur Verfügung. Damit verfügst du bereits über ein umfangreiches Set an Testdaten. Ist dann so weit alles stimmig, erhältst du von uns ein Abnahmeprotokoll und kannst dein System abschalten – nun sind ja alle notwendigen Informationen über die ViewBox abrufbar und ordnungsgemäß archiviert. Ab diesem Moment fallen die Risiken des Altsystems weg und du fängst an, Geld zu sparen (Wartung, Strom, Personal etc.). Auch nach der Abnahme sind wir selbstverständlich über unseren Support weiter für dich da. Wir unterstützen dich, beispielsweise wenn sich eine Prüfung ankündigt oder wenn es noch mal einer Schulung bedarf, bedingt etwa durch Mitarbeiterwechsel.
viewbox Archivierungssoftware

Die Lösung: Die ViewBox von AvenDATA - Zugriff auf alle relevanten Daten ohne Weiterbetrieb des alten SAP-Systems

Ob in Form einer On-Premise Bereitstellung in Deinem Rechenzentrum oder als sichere Cloud- Hosting Lösung – nach ISO 27001, ISO 9001 und ISO 50001 zertifiziert. Mit der ViewBox Software von AvenDATA kannst Du ein lokales oder globales Archiv für alle Arten von Altanwendungen aufbauen.

Die Umstellung auf HANA ist kompliziert genug, lass das alte SAP-System einfach unsere Sorge sein!

Die Herausforderung ist: Sollen die IT-Budgets weiterhin für Lizenz- und Wartungsverträge von unproduktiven SAP-Altsystemen ausgegeben werden oder gibt es dafür noch sinnvollere Verwendungen? Was ist, wenn der Support des Herstellers für das alte SAP ausläuft oder ein Hardwarewechsel ansteht?
migrieren Sie Ihr SAP-System auf das neue SAP HANA
VORTEILE UND FEATURES

Vorteile der ViewBox

FESTPREIS

Jedes unserer Archivierungsprojekte basiert auf einem Festpreis, der dir die notwendige Planungs- und Budgetgrundlage bietet. Der Festpreis beinhaltet die Migration und den laufenden Betrieb.

UNTERNEHMENSZU- UND -VERKÄUFE

Die ViewBox kann nicht nur für die Stilllegung von Systemen eingesetzt werden, sondern auch für Carve-outs, die aufgrund von Firmenübernahmen erforderlich sind.

EINSPARUNG VON IT-RESSOURCEN

Durch die Stilllegung von Altsystemen werden interne Ressourcen freigesetzt, die nun wieder für produktive Systeme oder andere Projekte genutzt werden können. Diese belasten die internen Ressourcen nicht weiter.

Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO)

Perfekt vorbereitet: Die ViewBox ist konform mit der europäischen DSGVO.

Seit dem 25. Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union in Deutschland. Zu den wesentlichen Neuerungen gehörte auch das „Recht auf Vergessen“, das die Löschungsansprüche der Betroffenen direkt bei der speichernden Stelle impliziert. Mit der ViewBox können solche Daten im Sinne der DSGVO unkenntlich gemacht werden. Unternehmen bekommen zusätzlich eine erweiterte Rechenschaftspflicht für den Umgang mit Daten. Und im Falle einer risikobehafteten Datenverarbeitung muss eine „Datenschutz-Folgeabschätzung“ nach bestimmten Kriterien durchgeführt werden. Mit der ViewBox von AvenDATA bist du – anders als bei anderen Systemen – auf diese neuen gesetzlichen Grundanforderungen bestens vorbereitet.