تبوء معظم مشاريع تكنولوجيا المعلومات بالفشل: 75٪ من المشاريع تعجز عن تحقيق أهدافها
غالبًا ما تفشل مشاريع تكنولوجيا المعلومات: ولكنها ليست مشاريع أفينداتا
في مجال تكنولوجيا المعلومات، من الصعب قياس الفشل. كما أن نجاح المشروع تحدده العديد من العوامل، ولكن لا توجد مصطلحات شائعة لهذا المجال. وفقًا للمحللين الألمان، فإن مصير حوالي نصف مشاريع تكنولوجيا المعلومات هو الفشل. كما أشار خبراء الصناعة إلى العدد الكبير من حالات الفشل التي لم يتم الإبلاغ عنها، ووضعوا معدل فشل الشركات الألمانية في حوالي 75٪. وهي ما تبدو نسبة مبالغ فيها، على الرغم من أن أداء ألمانيا لا يزال أفضل من أداء العديد من البلدان الأخرى.
وبحسب استطلاع إدارة المشاريع العالمي PMI لعام 2017، فإن مشاريع البرمجيات بالتحديد معروفة بفشلها السريع. تم إلغاء ما مجموعه 14٪ من المشاريع دون أن تحقق أية نتائج، و 31٪ من المشاريع فشلت في تحقيق أهدافها، و 43٪ من المشاريع تجاوزت ميزانيتها و 49٪ منها تجاوزت الإطار الزمني المتفق عليه. بينما يتم تسليم 15٪ فقط من المشاريع كما هو مخطط لها.
منذ عام 1995، قام تقرير CHAOS الصادر عن مجموعة Standish Group بجمع أرقام جديدة حول صناعة تكنولوجيا المعلومات كل عامين. تبين في عام 2015، أن 15٪ فقط من الحالات التي تم فحصها قد أكملت مشروعها بنجاح. وعلى الرغم من أن هذه الدراسة تشير إلى مشاريع تطوير البرمجيات بشكلٍ خاص، إلا أنها تقدم أيضًا مؤشرًا لصناعة تكنولوجيا المعلومات بشكل عام. كما وجد التقرير على نحو مشجع، أن 66٪ من مشاريع تكنولوجيا المعلومات في ألمانيا كانت ناجحة بشكل عام. ومع ذلك، تجاوزت 19٪ منها، الميزانية المخصصة، أو تأخرت عن الجدول الزمني، أو كانت مهامها محدودة. كما تم اعتبار 15٪ من هذه المشاريع، فاشلةً فشلًا تامًا، وعليه فقد تم إما إلغاؤها بدون تحقيق أية نتائج، أو لم يتم استخدامها مرةً أخرى.
كان معدل نجاح أفينداتا في العام الماضي بعيدًا عن معدل نجاح مزودي خدمات تكنولوجيا المعلومات الألمان. ولكنها كانت تعتبر ناجحة من حيث التزامها بالميزانية وبالإطار الزمني. وهو ما يعتبر بشكل خاص، نتيجة مثيرة للاهتمام، على اعتبار أن الأنظمة القديمة مسؤولةٌ عن مجموعة واسعة من المخاطر المحتملة في تكنولوجيا معلومات الشركات.
وفقًا للمدير التنفيذي إيمانويل بومينغهاوس، فإن إدارة المشاريع الموجهة نحو الهدف هي أساس نجاح الشركة: “يتم وضع ميزانية ثابتةٍ لجميع المشاريع مقدمًا. لذلك، فإننا مهتمون للغاية بإنجاز المشاريع في الوقت المحدد وبدون أية أخطاء.”
ما سبب فشل مشاريع تكنولوجيا المعلومات
وجدت دراسة من BITKOM e.V. ، أن 75٪ من جميع مشاريع تكنولوجيا المعلومات تفشل بسبب أخطاء في مرحلة الإعداد. وبحسب الدراسة، فإن الأسباب الأكثر شيوعًا لفشل مشاريع تكنولوجيا المعلومات تتمثل في كلٍ من، المتطلبات غير الواضحة أو غير الكافية، والتوقيت غير الصحيح، ومرحلة تخطيط الميزانية، وعدم التواصل الكافي بين المشاركين في المشروع. وهو ما يتوافق مع نتائج الاستطلاعات التي أجرتها الجمعية الألمانية لمستخدمي تكنولوجيا المعلومات (VOICE e.V.).
إن غالبية حالات فشل المشاريع في منتصفها لا يرجع إلى مشاكل فنية، بل إن حالات الفشل هذه تنشأ عن أخطاء في إدارة المشروع. يتم إهمال تخطيط حزم العمل، وتشكيل الفريق والجدولة، هذا وغالبًا ما يكون التركيز الكبير على التكنولوجيا، بدون التركيز الكافي على احتياجات المستخدمين النهائيين وردود أفعالهم. كما يتم مرارًا أيضًا التقليل من أهمية التدريب، مما قد يؤدي إلى إحباط المستخدم وعدم قبوله للمشروع.
- دمج المستخدم
- المشاركة في الإدارة العليا
- أن يكون مديرو المشاريع من أصحاب الخبرة
- وضع الأهداف الواضجة
- اختزال حجم المشروع
- مرونة المتطلبات
- توحيد البنية التحتية
- اتباع النهج المناسب
- موثوقية التقديرات
- الموظفون المؤهلون
قد تبدو العديد من نقاط هذه القائمة مفهومة. تعتمد مشاريع تكنولوجيا المعلومات الناجحة على أهداف واضحة، وتواصل فاعل، وتدفقات واضحة للعملية، مع أخذ احتياجات المستخدم بالحسبان. ومع ذلك، فإن دعم الإدارة العليا، هو أحد العوامل التي يتم إهمالها بانتظام أثناء الممارسة، على الرغم من أن جميع التغييرات التنظيمية والعملية الضرورية تحتاج إلى دعم ورعاية الإدارة العليا. حيث لا يمكن لإدارة التغيير الفعال العمل بشكل صحيح بدون مشاركة صانعي القرار. وبدون الحصول على دعم عالي المستوى، لا يمكن إجراء تغييرات مستدامة داخل المنظمة.
مخاطر محددة في الأنظمة القديمة
توصل استطلاع مستقل حديث أجراه Computerwoche إلى أن 98 ٪ من الشركات التي شملها الاستطلاع تدير تكنولوجيا المعلومات الهامة وفق الأنظمة القديمة.كما أفاد 59٪ من المشاركين في الاستطلاع، أن هذه الأنظمة القديمة تحتاج صيانة أكثر من العناصر الحديثة. فغالبًا ما يصعب الحفاظ على الأنظمة القديمة بسبب تعقيدها، مما قد يسبب في ارتفاع معدلات الخطأ. إلا أن القيام بأرشفة البيانات القديمة قد يؤدي إلى تقليل احتمالية وقوع أخطاء في مشاريع أخرى، أو حتى إقصاء هذه الأخطاء بشكل كبير.
كما أن جودة البيانات، تعتبر دليلًا هامًا آخر على أهمية القيام بأرشفة البيانات القديمة. ولشرح ذلك يمكننا القول، أنه إذا تعذر تعيين المعلومات أو نقلها إلى نظام جديد، فإن هذه البيانات المكدسة على مدى سنوات، قد تصبح غير قابلة للاستخدام. تمثل البيانات غير المنظمة وعديمة الفائدة للعمليات التجارية الحالية، ما يصل تقريبًا إلى 70٪ من محتوى تخزين الشركات الألمانية. مما يعني أن ملفين من كل ثلاثة ملفات في مؤسسة ما يستهلكان مساحة تخزين دون إضافة أي قيمة.
ولذلك فإن عملية الأرشفة والاسترجاع باستخدام برنامج فيو بوكس الخاص بأفينداتا، توفر إمكانية استخدام هذه البيانات القديمة مرة أخرى. حيث يتم تزويد المستخدمين المصرح لهم بحقوق وصول جديدة تسمح لهم باسترداد السجلات ذات الصلة، كما يتم تحديد البيانات غير المستخدمة وإزالتها بشكل موثوق.
الحل: تحسين جودة إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات
يعتبر النهج الموجه لحل المشكلة جانبًا أساسيًا. كما تتطلب المشاريع إلى جانب التوجه إلى حل المشكلات، خبرة فنية وتخطيطًا استباقيًا. كما يعتبر توجه المشاريع الاستباقي، عنصرًا هامًا آخر يحتاج تعاونًا متعدد التخصصات واتصالًا مفتوحًا. يجب تقييم المشاريع على أساس النتائج والتي عادة ما تكون فريدة ونادرًا ما تكون متطابقة. يجب ألا يكون العمل الناجح في المشروع هرميًا، كما يجب أن يكون موجّهًا نحو الفريق قدر الإمكان.
لا بد من وجود صلة وثيقة بين العمليات التجارية وتكنولوجيا المعلومات، لتحقيق التنفيذ الناجح لتكنولوجيا المعلومات. كما يجب دائمًا تحديد أهداف المشروع وفق استراتيجية عمل الشركة وأهدافها المالية. ويجب تحليل الوضع الراهن بعناية لوضع أساس لإثبات فعالية التكلفة، ويجب تحديد وتقييم الأساليب الممكنة واحتمالات التحسين.
يعتبر تطوير أهداف واقعية أمرًا ضروريًا. ويجب أيضًا تحديد مسؤولية جميع العمليات واحتياجات المستخدم بوضوح من البداية. فالعقود المفصلة تساهم في إبقاء الأمور في مسارها الصحيح. إن للإطار القانوني الصحيح، تأثير إيجابي على عملية التنمية. وكما أكدت الدكتورة فيونا سافاري من قانون CMS ، فيجب تجنب النزاعات التي قد تعرقل مشروع تكنولوجيا المعلومات بشكل فعال.
إن أساسيات النجاح، هي المرونة، والتخطيط، والتواصل.
إن شركات تكنولوجيا المعلومات إذا ما قورنت بالعديد من الصناعات الأخرى، فإنها عرضة بشدة للقلاقل. وعلى الرغم من ذلك، فإن المعدل المرتفع للفشل ليس دليلًا على الفشل الحاسم، إنما يُظهر ببساطة أنه على الصناعة المبتكرة أن تتعامل مع الانتكاسات. مما يفرض على الشركات الحاجة إلى تطوير استراتيجيات للتعامل الفاعل مع مشاكلها، بما يضمن نجاح مشاريع تكنولوجيا المعلومات الخاصة بهم. سيكون من الممكن فقط من خلال التخطيط الدقيق والتنفيذ، متبوعًا بالمراقبة، تحديد صعوبات المشروع ومعالجتها وفقًا لذلك.
لذلك من الضروري أن تكون إدارة المشروع خفيفة الحركة وقادرة على الاستجابة السريعة والمرنة للتغييرات. يتم تصميم العمليات الجديدة فقط في حال كانت منطقية من المنظور التجاري والمالي. وبالرغم من ذلك، لا بد أن تؤخذ هذه المرونة في الاعتبار عند الجدولة. كما أن تعقيد مشروعات تكنولوجيا المعلومات يمكن أن يؤدي دائمًا إلى حدوث تأخيرات ومشاكل. وأخيرًا، وعلى الرغم من هذه العقبات، إلا أنه بالإمكان معالجتها بشكل أكثر فعالية من خلال تقسيم واضح للعمل، ومن خلال التواصل المفتوح.
