La mayoría de los proyectos informáticos fracasan: el 75% no alcanzan sus objetivos
By AvenDATA
Los proyectos informáticos no siempre tienen éxito: tal es el precio de la innovación. Sin embargo, según las fuentes, hasta el 85% de estos proyectos fracasan, lo que parece astronómico. A diferencia de otros sectores, el desarrollo de soluciones informáticas no ha disminuido su tasa de fracaso en los últimos 20 años. La pregunta es: ¿cuáles son las causas y qué pueden hacer las empresas para mejorar? ¿Por qué es tan alto el índice de fracaso y cuáles son las posibles estrategias para reducirlo? ¿Y cuáles son los retos específicos del archivo de datos heredados?
Los proyectos informáticos suelen fracasar: no en AvenDATA
El fracaso es difícil de medir en TI. Son muchos los factores que determinan el éxito de un proyecto, pero no existe una terminología común a todo el sector. Según German analysts, Aproximadamente la mitad de los proyectos informáticos fracasan. Los expertos del sector, señalando el elevado número de casos no denunciados, sitúan el índice de fracaso de las empresas alemanas en torno al 75%. Parece excesivo, pero Alemania sigue obteniendo mejores resultados que muchos otros países.
De acuerdo con el PMI Global Project Management Survey 2017, Los proyectos de software, en particular, son famosos por quedarse cortos. El 14% se cancela sin resultados, el 31% no cumple sus objetivos, el 43% supera su presupuesto y el 49% rebasa el plazo acordado. Sólo el 15% de los proyectos se entregan según lo previsto.
Desde 1995, el CHAOS Report of the Standish Group ha recogido nuevas cifras del sector de las TI cada dos años. En 2015, solo el 15% de los casos examinados concluyeron con éxito el proyecto. Aunque este estudio se refiere específicamente a proyectos de desarrollo de software, proporciona una indicación para la industria de TI en general. Un dato alentador del informe es que el 66% de los proyectos de TI en Alemania tuvieron éxito en general. Sin embargo, el 19% se salía del presupuesto, se retrasaba o tenía una funcionalidad limitada. El 15% se consideraron un completo fracaso y se cancelaron sin resultados o no se volvieron a utilizar.
El año pasado, AvenDATA fue un caso atípico entre los proveedores alemanes de servicios informáticos en lo que respecta a su tasa de éxito. La empresa tuvo éxito tanto en términos de presupuesto como de plazos. Este resultado es especialmente interesante porque los sistemas heredados son responsables de una amplia gama de riesgos potenciales en la TI corporativa.
Según Emanuel Böminghaus, CEO de la empresa, la gestión de proyectos orientada a objetivos es la clave del éxito de la empresa: «Todos los proyectos se presupuestan con un precio fijo por adelantado. Por eso nos interesa mucho terminar los proyectos a tiempo y sin errores».
Por qué fracasan los proyectos informáticos
Un estudio de BITKOM e.V. descubrió que el 75% de todos los proyectos de TI fracasan debido a errores en la fase de puesta en marcha. Según el estudio, las razones más comunes del fracaso de los proyectos de TI son unos requisitos poco claros o inadecuados, una planificación temporal y presupuestaria incorrecta y una comunicación inadecuada entre los participantes en el proyecto. Esto coincide con las encuestas realizadas por the German Association of IT Users (VOICE e.V.).
La mayoría de los fracasos a mitad de proyecto no se deben a problemas técnicos, sino a errores en la gestión del proyecto. Se descuida la planificación de los paquetes de trabajo, la composición del equipo y la programación. Además, a menudo se presta demasiada atención a la tecnología y muy poca a las necesidades y reacciones de los usuarios finales. También se suele subestimar la capacitación, lo que puede provocar frustración en los usuarios y falta de aceptación.
Los autores del informe CHAOS identifican 10 factores críticos para el éxito de un proyecto:
- Integración de los usuarios
- Implicación de la alta dirección
- Gestores de proyecto con experiencia
- Fijación de objetivos claros
- Reducción del tamaño del proyecto
- Requisitos flexibles
- Infraestructura uniforme
- Enfoque adecuado
- Estimaciones fiables
- Empleados competentes
Muchos de los puntos de esta lista pueden parecer obvios. Los proyectos informáticos de éxito se basan en objetivos claros, comunicación eficaz, flujos de procesos claros y consideración de las necesidades de los usuarios. Sin embargo, un factor que suele descuidarse en la práctica es el apoyo de la alta dirección. Todos los cambios organizativos y de procesos necesarios requieren el apoyo y el patrocinio de la alta dirección. La gestión eficaz del cambio no funciona sin la participación de los responsables de la toma de decisiones. Sin el apoyo de la alta dirección, es imposible implantar cambios sostenibles en la organización.
Riesgos específicos de los sistemas heredados
Un reciente estudio independiente realizado por Computerwoche descubrió que el 98% de las empresas encuestadas ejecutan TI críticas en sistemas heredados. El 59% de los encuestados afirmó que estos sistemas heredados requieren más mantenimiento que los componentes modernos. Debido a su complejidad, los sistemas heredados suelen ser difíciles de mantener, lo que puede dar lugar a mayores tasas de error. Archivar los datos heredados puede reducir significativamente o eliminar la probabilidad de errores en otros proyectos.
La calidad de los datos es otro argumento importante para archivar los datos heredados. Si la información no puede asignarse o transferirse a un nuevo sistema, años de datos pueden quedar inutilizables. Los datos no estructurados, prácticamente inútiles para las operaciones empresariales actuales, representa hasta el 70% del almacenamiento de las empresas alemanas. Esto significa que dos de cada tres archivos de una organización están consumiendo espacio de almacenamiento sin aportar ningún valor añadido.
El archivado y la recuperación con el software ViewBox de AvenDATA permiten volver a utilizar estos datos heredados. Los usuarios autorizados reciben nuevos derechos de acceso que les permiten recuperar los registros pertinentes. Los datos no utilizados se identifican y eliminan de forma fiable.
Solución: Mejorar la calidad de la gestión de proyectos informáticos
Un aspecto esencial es el enfoque orientado a los problemas. Además de la resolución de problemas, los proyectos requieren conocimientos técnicos y una planificación proactiva. Otro elemento fundamental es la orientación proactiva de los proyectos, que requiere cooperación interdisciplinar y comunicación abierta. Los proyectos deben evaluarse centrándose en los resultados y suelen ser únicos y raramente idénticos. Para que un proyecto tenga éxito, no debe ser jerárquico y debe estar orientado al trabajo en equipo en la medida de lo posible.
El éxito de la implementación de las TI exige una estrecha relación entre los procesos empresariales y las TI. Los objetivos del proyecto deben definirse siempre en consonancia con la estrategia empresarial y los objetivos financieros de la empresa. La situación actual debe analizarse detenidamente para establecer una base que permita demostrar la rentabilidad. Deben identificarse y evaluarse los posibles enfoques y el potencial de mejora.
Es esencial establecer objetivos realistas. También hay que definir claramente desde el principio la responsabilidad de todos los procesos y necesidades de los usuarios. Los contratos detallados ayudan a mantener el rumbo. Si el marco jurídico es el adecuado, repercutirá positivamente en el proceso de desarrollo. Los conflictos que pueden hacer descarrilar un proyecto informático se evitan eficazmente, como la Dr. Fiona Savary de CMS Law confirma.
Flexibilidad, planificación y comunicación son las claves del éxito
En comparación con muchas otras industrias, las empresas de TI son extremadamente susceptibles a las perturbaciones. Sin embargo, la elevada tasa de fracaso no es señal de fracaso categórico. Simplemente demuestra que una industria innovadora tiene que hacer frente a contratiempos. Por ello, las empresas deben desarrollar estrategias para afrontar eficazmente sus problemas y garantizar el éxito de sus proyectos de TI. Sólo mediante una planificación y ejecución cuidadosas, acompañadas de un seguimiento, será posible identificar las dificultades de los proyectos y reaccionar en consecuencia.
Por ello, la gestión de proyectos debe ser ágil y capaz de reaccionar con rapidez y flexibilidad a los cambios. Los nuevos procesos sólo se diseñan si tienen sentido desde una perspectiva empresarial y financiera. Sin embargo, esta flexibilidad debe tenerse en cuenta a la hora de programar. La complejidad de los proyectos de TI siempre puede provocar retrasos y problemas. En última instancia, sin embargo, estos retos pueden afrontarse de forma mucho más eficaz mediante una clara división del trabajo y una comunicación abierta.
FAQ
Muchos proyectos informáticos fracasan debido a problemas en la gestión del proyecto, como requisitos poco claros, planificación inadecuada y falta de comunicación entre los participantes. La falta de apoyo de la alta dirección y la subestimación de la capacitación también pueden contribuir al fracaso.
La tasa de fracaso de proyectos informáticos varía, pero según diversas fuentes, puede oscilar entre el 50% y el 85%. Los proyectos de software, en particular, a menudo no cumplen sus objetivos.
El apoyo de la alta dirección es crucial para implementar cambios organizativos y de procesos necesarios en un proyecto informático. Sin su respaldo, es difícil lograr cambios sostenibles en la organización.
Los sistemas heredados suelen requerir un mantenimiento significativo debido a su complejidad, lo que puede llevar a tasas de error más altas. La calidad de los datos también es un problema, ya que los datos no estructurados pueden quedar inutilizables si no se archivan adecuadamente.
Para mejorar las posibilidades de éxito en proyectos informáticos, es esencial una gestión de proyectos enfocada en objetivos, una comunicación abierta y una planificación proactiva. Además, es importante establecer objetivos realistas y contar con el apoyo de la alta dirección.
