Top 5 data areas during a SAP system decommissioning

أهم 5 مناطق بيانات يجب الاهتمام بها أثناء إيقاف تشغيل نظام إدارة موارد الشركات SAP

By Avendata | May 05, 2023

Top 5 data areas during a SAP system decommissioning
فسنذكر فيما يلي أهم خمس مناطق يجب الانتباه إليها أثناء إيقاف تشغيل نظام SAP. إن مناطق البيانات هذه، هي أساس القدرة على إثبات اكتمال عملية الأرشفة عند إتمامها. لطالما شكلت بعض مناطق البيانات على وجه التحديد مثل جداول الكتلة، إلى جانب خدمة مستندات GOS العامة لإدارة المستندات والمرفقات، وملفات ADK، تحديًا.

1. جداول الكتلة

جداول الكتلة في نظام SAP، هي جداول قاعدة بيانات خاصة في أنظمة SAP تم تطويرها لتتمكن من تخزين كميات كبيرة من البيانات. وقد تم تصميمها لتقدم أداءًا عاليًا في معالجة البيانات، وخاصة في التطبيقات التي تحتاج إلى عددٍ كبيرٍ من عمليات الوصول للقراءة والكتابة.
تتميز جداول الكتلة بتخزينها للسجلات المتعددة في كتلة أو مجموعة واحدة، على عكس جداول قاعدة البيانات العادية التي يتم تخزينها في سجلات فردية. وهو ما قد يسمح بتقليل أوقات الوصول إلى البيانات الموجودة في الجدول، بسبب تقليل عمليات القراءة والكتابة لقراءة مجموعة من السجلات أو كتابتها.
وغالبًا ما يتم استخدام جداول الكتلة في تطبيقات SAP التي تحتاج إلى معالجة حجم كبير من المعاملات أو كميات كبيرة من البيانات، مثل تطبيقات إدارة المواد، أو التمويل. وهو ما يمكّن هذه التطبيقات من تحقيق أداء أفضل، وتحقيق معالجة أسرع للبيانات.

2.مستندات GOS (خدمة عامة لإدارة المستندات والمرفقات)

تشير مستندات GOS (خدمة عامة لإدارة المستندات والمرفقات)، إلى ميزة في نظام SAP تسمح للمستخدمين بإرفاق المستندات، والملاحظات، وأنواع أخرى من الملفات إلى كائنات مختلفة في النظام، كالطلبات، أو العملاء، أو المواد. وبالإمكان الوصول إلى هذه الميزة، من خلال شريط أدوات GOS، والذي يظهر كزر في رموز المعاملات المختلفة في نظام SAP .
باستخدام مستندات GOS، يمكن للمستخدمين إرفاق ملفات مع أحد العناصر بسهولة، وعرض المرفقات الموجودة أو تحريرها، وحتى إنشاء رسائل بريد إلكتروني تتضمن مرفقات وإرسالها مباشرةً عن طريق نظام SAP. يمكن أن تكون هذه الملفات من أنواع مختلفة، بما في ذلك مستندات مايكروسوفت أوفيس، والصور، وملفات PDF، وتنسيقات الملفات الأخرى.
يسمح استخدام مستندات GOS للمستخدمين، بتبسيط إجراءات عملهم، وتقليل حاجتهم إلى استخدام أنظمة تخزين الملفات الخارجية، أو التتبع اليدوي للمستندات. كما تضمن مستندات GOS أيضًا، تخزين جميع المعلومات المرتبطة بمكان واحد، بالإضافة إلى سهولة وصول المستخدمين المصرح لهم إلى هذه المعلومات.

3.كائن أدوات ADK للأرشفة

كائن ADK (أدوات إدارة بيانات الأرشفة) هي عناصر خاصة في أنظمة SAP تُستخدم لأرشفة البيانات. باستخدام هذه العناصر، يمكن للمستخدمين أرشفة وتخزين البيانات من تطبيقات SAP المختلفة مما يساهم بتحسين أداء النظام وتوفير مساحة تخزينية.
تحتوي مجموعة أدوات ADK على معلومات حول البيانات المؤرشفة، مثل منطقة الأرشفة، ومفتاح الأرشفة وحالة الأرشفة. يضمن كائن ADK هذا، أن تظل البيانات المؤرشفة متسقة ومتكاملة، ويمكن استردادها في أي وقت.
يستخدم كائن أدوات ADK في أنظمة SAP، بشكلٍ عامٍ لأرشفة كميات كبيرة من البيانات التي لم تعد مطلوبة بانتظام، ولكن يجب الاحتفاظ بها لأغراض الامتثال والتدقيق. يمكن أن تساعد أرشفة هذه البيانات، الأنظمة على العمل بشكل أسرع، بالإضافة إلى تحرير مساحة تخزينية مع إتاحة هذه البيانات عند طلبها مستقبلًا.
وحتى يتمكن المستخدمون من استخدام أدوات ADK في أنظمة SAP، يتوجب عليهم تحديد استراتيجية الأرشفة أولًا، وإنشاء ملفات تعريف أرشفة متطابقة يمكن استخدامها لاحقًا في تطبيقات SAP.

4.جميع جداول SAP - كائنات الأعمال

جداول SAP هي جداول قاعدة بيانات في أنظمة SAP والتي تستخدم لتخزين وإدارة البيانات لمختلف التطبيقات والعمليات. تحتوي هذه الجداول على حقول بيانات محددة تحتاجها كل التطبيقات.
يوجد الآلاف من جداول SAP المستخدمة لتطبيقات ووحدات مختلفة في أنظمة SAP. إليكم بعض الأمثلة على جداول SAP شائعة الاستخدام:
KNA1: لأرشفة بيانات العميل الرئيسية
MARA: لأرشفة بيانات المواد الرئيسية
BKPF: بيانات رأس مستند المحاسبة
BSEG: بيانات بند وثيقة المحاسبة
VBAK: بيانات رأس مستند المبيعات
VBAP: بيانات بند مستند المبيعات
CDHDR: تغييرات بيانات رأس المستند
CDPOS: تغييرات أسطر بيانات المستند
يتميز كل جدول SAP باسم فريد وبنية خاصة بالتطبيق الذي يتم استخدامه من أجله. كما يمكن ربط الجداول ببعضها البعض بما يسمح باستخدام البيانات عبر تطبيقات مختلفة.
يمكن للمستخدمين استخدام رموز المعاملات الخاصة في نظام SAP، للوصول إلى جداول SAP، أو الوصول إلى الجداول من خلال أدوات إدارة قواعد البيانات.

5.المستندات وجداول Toa

جداولTOA (نظام إدارة مستندات SAP)، إن جداول TOA في نظامSAP ، هي جداول قاعدة بيانات خاصة تُستخدم لإدارة المستندات في أنظمة SAP. باستخدام هذه الجداول، يمكن للمستخدمين تخزين المستندات وإدارتها بتنسيقات مختلفة، مثل مستندات مايكروسوفت أوفيس، والصور، وملفات PDF، ومختلف أنواع الملفات.
إليكم بعض جداول TOA شائعة الاستخدام في نظام SAP:
TOA01: جدول تخزين البيانات العامة للمستندات
TOA02: جدول تخزين ملفات المستندات
TOA03: تكليف العنصرات بتخزين المستندات
TOA04: مجموعات ارتباط العنصرات
TOA05: الروابط بين المستندات
TOA06: تصنيف المستندات
TOA07: معاينة المستندات
تحتوي جداول TOA على معلومات مثل اسم الملف، وتاريخ إنشائه، واسم المنشِئ، ونوع المستند، وغيرها الكثير من المعلومات. يمكن للمستخدمين من خلال هذه المعلومات، العثور بسهولة على المستندات وإدارتها، كما تتيح هذه المعلومات، إمكانية فتح المستندات أو تحريرها مباشرةً من نظام SAP.
يمكن للمستخدمين الوصول إلى جداول TOA من نظام SAP، عن طريق استخدام رموز المعاملات الخاصة، أو بإمكان المستخدمين الوصول إلى هذه الجداول، من خلال أدوات إدارة قواعد البيانات. بالإضافة إلى ذلك، هناك العديد من تطبيقات SAP التي تستخدم جداول TOA لإدارة المستندات، مثل إدارة المواد، وإدارة الجودة، والتمويل.