La gestion des documents est désormais simplifiée
By Avendata | February 18, 2022
Le ViewBox d’AvenDATA offre une fonctionnalité de documentation (bibliothèque de documentation). Cette fonctionnalité permet à nos clients de gérer et de partager en toute sécurité leurs documents au sein de l’organisation, en fonction des droits, du système, de la langue et de la permission.
Les utilisateurs disposant de droits d’administration peuvent télécharger différents types de documents, tels que zip, doc, jpeg, pdf, csv, etc. L’administrateur peut également restreindre la visibilité des documents en fonction des autorisations sélectionnées. Les utilisateurs standard ne seront pas en mesure de télécharger les documents mais peuvent prévisualiser ou télécharger les documents partagés.
ViewBox stocke les documents dans des dossiers et sous-dossiers afin d’accéder aux documents et de les organiser de manière logique. Les utilisateurs standard peuvent prévisualiser et télécharger les fichiers téléchargés. Le tableau de bord de la documentation aide le client à effectuer des recherches de fichiers de manière efficace. Cela est dû à la disposition en arborescence. Les documents sont disposés de manière repliable, ce qui facilite l’accès et la gestion de ces documents.
La bibliothèque de documentation permet le partage de documents avec les administrateurs. Mais les utilisateurs standard ont besoin de permissions pour partager des documents. Des fonctionnalités telles que la recherche, la pagination et la structure de dossiers imbriqués rendent le processus de filtrage des documents facile à utiliser, avec une pertinence appréciée par le client.
En outre, les fichiers sont gérés en fonction des langues. Il existe une disposition permettant de télécharger en masse les documents pour faciliter le téléchargement des documents. Un administrateur peut télécharger environ 10 documents à un moment donné. La seule restriction concerne la taille du fichier. La taille du fichier pour chaque document doit être inférieure ou égale à 100 Mo.
Une option de révision est également disponible, mais uniquement pour les fichiers PDF. Les utilisateurs peuvent prévisualiser tous les fichiers PDF dans le ViewBox lui-même. L’option de téléchargement est disponible pour tous les autres documents. Les utilisateurs de l’administration peuvent également supprimer le document à tout moment. Pour ce faire, ils doivent se rendre sur le tableau de bord de la documentation et s’authentifier. Après la vérification, les utilisateurs admins peuvent supprimer les fichiers téléchargés et peuvent également télécharger les nouveaux fichiers à partir du tableau de bord.
Sur le tableau de bord, un administrateur peut également voir les détails des fichiers comme le type de permission, la langue, la date et l’heure du téléchargement, les droits, etc. Les utilisateurs standard ne seront pas en mesure de voir la fonctionnalité de documentation, si aucun document n’est partagé avec eux. Dans ce cas, la section des documents ne sera pas visible. Mais la fonction de documentation sera toujours visible et accessible pour les administrateurs.
Pour donner un bref aperçu de la documentation sur l’arborescence, il existe un système de hiérarchie à deux niveaux. Au premier niveau, il y aura des dossiers et au deuxième niveau, des sous-dossiers. Lors du téléchargement des documents, les utilisateurs devront créer un nouveau dossier ou choisir parmi les dossiers existants. Ensuite, l’utilisateur peut choisir parmi les sous-dossiers existants du dossier sélectionné. Cela ne peut être fait que si les sous-dossiers sont disponibles, sinon l’utilisateur doit créer de nouveaux sous-dossiers.
Après avoir sélectionné ou créé des dossiers et sous-dossiers, l’administrateur peut sélectionner les permissions, les droits et les fichiers. Les utilisateurs peuvent télécharger 10 fichiers à la fois. Après avoir sélectionné les fichiers, les documents sont stockés et en fonction de la permission, les droits seront visibles pour tous les autres utilisateurs.
Les utilisateurs standard n’auront que le droit de visualiser et de télécharger les fichiers téléchargés et ce, même si les fichiers sont partagés avec l’utilisateur spécifique. En dehors de cela, il n’existe aucune disposition permettant aux utilisateurs standard d’accéder à toute autre fonctionnalité de la bibliothèque de documentation.
