{"id":62437,"date":"2025-02-13T02:54:36","date_gmt":"2025-02-13T08:24:36","guid":{"rendered":"https:\/\/avendata.com\/es\/?p=62437"},"modified":"2026-04-24T06:44:44","modified_gmt":"2026-04-24T04:44:44","slug":"excel-pdfs-y-unidades-de-red-por-que-tambien-deben-archivarse-los-sistemas-de-archivos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/avendata.com\/es\/blog\/excel-pdfs-y-unidades-de-red-por-que-tambien-deben-archivarse-los-sistemas-de-archivos","title":{"rendered":"\u00bfPor qu\u00e9 archivar tambi\u00e9n los documentos Excel?"},"content":{"rendered":"\t\t
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\u00bfPor qu\u00e9 archivar tambi\u00e9n los documentos Excel?<\/h1>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\tEmanuel B\u00f6minghaus, <\/strong> Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Emanuel B\u00f6minghaus<\/strong><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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\n\t\t\t\t\t\t\tExperto en sistemas heredados \ny Director General de AvenDATA\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Datos no estructurados: Un factor de riesgo a menudo subestimado<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\tCuando en las empresas se habla de archivado, el enfoque suele centrarse en las aplicaciones de bases de datos cl\u00e1sicas, como los sistemas ERP, financieros o de recursos humanos. Lo que a menudo se pasa por alto son los innumerables archivos que se generan y almacenan fuera de estos sistemas: hojas de c\u00e1lculo de Excel, documentos PDF, archivos de Word, presentaciones de PowerPoint y muchos m\u00e1s. Se encuentran en unidades de red, ordenadores locales o servidores de archivos compartidos y a menudo escapan a cualquier estructura, control y estrategia de archivado.\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Qu\u00e9 ocurre al cerrar departamentos corporativos<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\tEsto resulta especialmente problem\u00e1tico cuando se cierran departamentos se desconectan ecosistemas o se disuelven sedes corporativas En tales escenarios las estructuras de archivos suelen quedar abandonadas sin que nadie asuma ya la responsabilidad sobre ellas Estos datos no estructurados se convierten en una pesada carga heredada a nivel legal organizativo y tecnol\u00f3gico\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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El contenido cr\u00edtico para el negocio pasa desapercibido<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\tEl verdadero desaf\u00edo radica en que aunque estos datos puedan parecer informales en la pr\u00e1ctica corporativa suelen ser altamente relevantes para el negocio e incluso estar sujetos a auditor\u00edas obligatorias Muchas hojas de c\u00e1lculo de Excel ocultan c\u00e1lculos personalizados acuerdos o actas de resultados mientras que los documentos PDF contienen ofertas comerciales contratos corporativos o informes de auditor\u00eda Quien no archiva esta informaci\u00f3n a tiempo se arriesga a cometer infracciones legales sufrir p\u00e9rdidas de datos y debilitar gravemente su propia base de informaci\u00f3n estrat\u00e9gica\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Infracciones de privacidad por falta de control tecnol\u00f3gico<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\tUn problema central adicional es la privacidad de la informaci\u00f3n En los repositorios de archivos no estructurados es muy frecuente que se oculten datos personales por ejemplo en listas de empleados candidaturas o informaci\u00f3n de salud corporativa Sin un acceso regulado plazos de retenci\u00f3n claramente definidos y mecanismos de borrado totalmente fiables esto representa un riesgo enorme en el marco de las leyes de protecci\u00f3n de datos como el RGPD\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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La incompatibilidad t\u00e9cnica como bomba de relojer\u00eda<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\tTampoco se debe subestimar la dimensi\u00f3n t\u00e9cnica. Los formatos de archivo antiguos, las macros incrustadas o las aplicaciones propietarias pueden provocar que, al cabo de unos pocos a\u00f1os, ya no sea posible abrir o interpretar contenidos importantes. Por tanto, sin un archivado adecuado existe el riesgo de una p\u00e9rdida gradual de la legibilidad y la trazabilidad.\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Lo que debe aportar un archivado profesional<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\tUn archivado profesional de sistemas de archivos no estructurados resuelve estos problemas. Para ello, los archivos se extraen de sus entornos originales, se analizan y se transfieren a una estructura disponible a largo plazo y a prueba de auditor\u00edas. En el mejor de los casos, los contenidos pueden hacerse localizables, por ejemplo, mediante una indexaci\u00f3n autom\u00e1tica y una b\u00fasqueda de texto completo. Los derechos de acceso, el registro de actividad y los plazos de conservaci\u00f3n y eliminaci\u00f3n pueden gestionarse desde el sistema, de modo que se cumplan tanto los requisitos legales como las normativas de protecci\u00f3n de datos.\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Los datos no estructurados son relevantes para las auditor\u00edas<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\tEs importante que durante el archivado no se haga distinci\u00f3n entre datos estructurados y no estructurados. Ambos tipos de datos son relevantes para las auditor\u00edas. Ambos deben permanecer accesibles a largo plazo. Y ambos contienen potencialmente informaci\u00f3n que puede ser de vital importancia para el desarrollo del negocio, para las auditor\u00edas o para posibles litigios legales.\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Una pieza clave del cumplimiento normativo inform\u00e1tico<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\tPor lo tanto, las empresas no solo deben vigilar sus sistemas de aplicaciones, sino tambi\u00e9n los repositorios de archivos que han crecido hist\u00f3ricamente. El archivado de unidades de red, carpetas de proyectos y medios de almacenamiento locales no es un asunto secundario. Es una pieza fundamental del cumplimiento normativo inform\u00e1tico integral y de la preservaci\u00f3n del conocimiento. Quien reconoce esto a tiempo no solo act\u00faa conforme a la ley, sino que tambi\u00e9n asegura informaci\u00f3n valiosa para el futuro.\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\t\u00bfTiene previsto archivar un sistema heredado?<\/strong>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\tHabla con nuestro expertos...<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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